Ведение и хранение трудовых книжек 2022
Содержание
На новом месте работы после указания полного наименования выборного органа, а также сокращенного наименования выборного органа (при его наличии) в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки делается запись о том, на какую работу (должность) избран работник, а в графе 4 указывается решение выборного органа, дата и номер его принятия.
После этого общий трудовой стаж работы, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке: в графе 2 указывается дата приема на работу; в графе 3 записывается наименование организации (работодателя), где работал работник, а также структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят работник.
Графа «Трудовая функция (должность, профессия, специальность, квалификация, конкретный вид поручаемой работы), структурное подразделение». Заполняйте по штатному расписанию. Для некоторых должностей предусмотрены льготы или ограничения, поэтому их надо называть так, как требуют квалификационные справочники. Структурное подразделение указывается в случае, если информация о нем отражена в трудовом договоре.
Выбравшие электронную трудовую, с 7 марта 2022 года смогут обратиться в ПФР и попросить перенести записи о трудовой деятельности до 2022 года из бумажной книжки в электронную. Если будут найдены несоответствия между данными фонда и данными в бумажной трудовой, фонд уточнит сведения у работодателя (Федеральный закон от 24.02.2022 № 30-ФЗ). После того как ПФР занесет на лицевой счет сведения из бумажной книжки за периоды до 2022 года, можно будет пользоваться только формой СТД-ПФР и не переживать за хранение бумажной.
Вот этой нормы действительно не хватало в правилах ведения трудовых книжек, потому что случалось так, что у работника была внесена запись о приёме по совместительству, но не было сделано записи об увольнении и эти записи были разорваны между работодателями, т.к. её вносит работодатель только по основному месту работы. Поэтому было достаточно проблематично отследить трудовой стаж работы по совместительству.
Записи вносятся гелевой, шариковой или перьевой ручкой, используя синий, фиолетовый или чёрный цвет. Почерк должен быть разборчивый, аккуратный, без ошибок. Все слова необходимо писать полностью, сокращения недопустимы. По новым правилам записи можно делать с помощью технических средств, штампов (печатей).
В соответствии с предлагаемыми изменениями работодателю не надо будет знакомить работника под роспись в личной карточке с каждой вносимой в трудовую книжку записью. Также в новых правилах предусматривается отмена обязанности скреплять сургучной печатью или опломбировывать приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Минтруд России разместил для общественного обсуждения на Федеральном портале проектов нормативных правовых актов проект ведомственного приказа «О Порядке ведения и хранения трудовых книжек», который со временем заменит действующие в настоящее время Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках».
Как; работать с; электронными трудовыми книжками
Если человек решил оставить бумажную трудовую, вам надо будет вести его трудовую по старым правилам параллельно с электронной. Вам придется заносить в бумажную книжку все изменения: прием на работу, назначения на новую должность, награждения и увольнения.
- Меньше бумажной работы — больше не надо вести бумажные трудовые книжки работников, которые от них отказались.
- При утере бумажных книжек надо будет восстанавливать меньше трудовых.— Например, если в офисе случится пожар или потоп, надо будет восстанавливать книжки только тех сотрудников, которые не отказались от трудовой.
Минтруд отменяет ряд требований к оформлению трудовых книжек
Ведомство отменяет некоторые требования к порядку ведения и хранения трудовых книжек ввиду того, что они являются устаревшими и избыточными. Так, например, работодателю больше не нужно будет вести приходно-расходную книгу и книги учета движения трудовых книжек, вносить записи об общем трудовом стаже. Отменяются требования при увольнении работника заверять его подписью записи в книжке и заполнять в присутствии впервые принятого на работу сотрудника его новую трудовую.
Кроме того, внесено положение о заполнении трудовой книжки о дистанционной работе при наличии письменного соглашения между работодателем и дистанционным работником. Также уточняется, что печать работодателя или кадровой службы проставляется при ее наличии.
- Наименование компании.
- Название документа (приказ) и его номер.
- Место и дату издания приказа.
- Суть приказа. Можно сформулировать разными способами.
- Основание для написания приказа. Указывают реквизиты нормативного акта. Это ФЗ №436-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» и ФЗ №439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде». В тексте названия федеральных законов нужно написать полностью.
- Кто из работников будет назначен ответственным за формирование и передачу сведений в ПФ, а также уведомление персонала об изменениях и сбор заявлений.
- Кто контролирует исполнение приказа.
В 2022 году все работодатели постепенно должны перевести свой штат на электронные трудовые книжки (далее — ЭТК). Точнее, работники могут сделать выбор, в какой форме наниматель будет вести их документы. Работодатели же в любом случае будут обязаны отправлять в ПФ сведения о трудовой деятельности своего персонала в электронном виде. Параллельно нужно будет оформлять бумажные книжки сотрудников, отдавших предпочтение такому способу. Приказ о переходе на электронные трудовые потребуется, чтобы запустить процедуру таких изменений.
Кроме этого, установлено, что работодатели, как и раньше, обязаны вести учет бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, самих трудовых книжек и вкладышей в них, но вот формы книг (журналов) учета работодатель будет разрабатывать и утверждать самостоятельно. Приведем выдержку из Проекта:
Если говорить о порядке ведения трудовых книжек, в Проекте объединены нормы из Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках», и Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69, эти акты, соответственно, будут отменены.
Работодатель обязан при увольнении работника выдавать Сведения о трудовой деятельности только за тот период, в который работник трудился у него (ст. 84.1 ТК РФ). Поэтому человек может прийти к новому работодателю для трудоустройства, не имея на руках бумажной трудовой книжки (в случае отказа от нее) и со Сведениями, которые охватывают небольшой период работы.
Таким образом, в сведениях нужно будет отразить не только то кадровое мероприятие, которое стало поводом для подачи формы, но и последнее кадровое мероприятие, произведенное в вашей организации в отношении работника до 1 января 2022 г. Отражать мероприятия, которые произошли на предшествующем месте работы сотрудника, не нужно.
Приказ является обязательным документом, так как закрепляет ответственность за определенным человеком или группой людей. В случае спорных ситуаций по внесению данных или при чрезвычайных обстоятельствах именно эти люди будут отвечать за допущенные ошибки.
- Заводится специальная книга, отображающая перемещение и учет трудовых книжек и вкладышей к ним. Может быть как купленная книга, так изготовленная самостоятельно. Важно, чтобы она имела соответствующее название, необходимые графы и пронумерованные листы. Книга обязательно прошивается. В неё в хронологическом порядке вписывается каждая поступающая трудовая, ее серия и номер. Указывается должность работника, подразделение и дата приступления к обязанностям. При увольнении сотрудника вносится дата выдачи трудовой и ее владелец ставит подпись, подтверждая факт получения.
- Чистые трудовые книжки и вкладыши хранятся как бланки строгой отчетности и выдаются по заявлению. Хранить их лучше в сейфе либо в специальном ящике закрытом от посторонних.
- Если бланки находятся на балансе в бухгалтерии, дополнительно заводится книга учета, в которой прописывается количество пустых бланков и использованных.
Устанавливаются способы получения работником сведений о трудовой деятельности на бумажном носителе или в электронном виде: у работодателя по последнему месту работы, в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг, в Пенсионном фонде РФ, а та же с использованием единого портала государственных и муниципальных услуг.
Федеральным законом от 16 декабря 2022 года № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекса Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» регламентирован порядок формирования с 1 января 2022 года сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
Ответ: Пунктом 1.11 постановления Правления ПФР от 25.12.2022 № 730п «Об утверждении формы и формата сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица, а также порядка заполнения форм указанных сведений» предусмотрена подпись руководителя или доверенного лица.
1) работники, которые по состоянию на 31 декабря 2022 года не исполняли свои трудовые обязанности и ранее не подали одно из письменных заявлений, но за ними в соответствии с трудовым законодательством, иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохранялось место работы, в том числе на период:
Чек-лист по переходу на электронные трудовые книжки: проверьте себя
Если работник письменно заявит о переходе на электронную трудовую книжку, то работодатель должен будет выдать такому сотруднику на руки бумажную трудовую книжку. Бумажная трудовая книжка выдается в день подачи работником соответствующего заявления. С этого момента работодатель освобождается от ответственности за ведение и хранение бумажной книжки (ч. 3 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2022 № 439-ФЗ).
Всем работникам, перешедшим на электронную трудовую книжку, работодатели по их заявлению обязаны предоставлять сведения о трудовой деятельности. Сведения о трудовой деятельности предоставляются способом, указанным в заявлении работника, — на бумажном носителе или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью. Форма и формат сведений утверждены приказом Минтруда от 20.01.2022 № 23н.
При задержке выдачи работнику трудовой книжки по вине работодателя, внесении в трудовую книжку неправильной или не соответствующей федеральному закону формулировки причины увольнения работника работодатель обязан возместить работнику не полученный им за все время задержки заработок. Днем увольнения (прекращения трудового договора) в этом случае считается день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения работника (прекращении трудового договора) издается приказ (распоряжение) работодателя, а также вносится запись в трудовую книжку. Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной в порядке, установленном настоящими Правилами.
10. Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении — в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).
03 Авг 2021 vektorurist 77
