Главная / Вымогательство / Оправдательные Документы Прилагаемые Работником К Авансовому Отчету Июль 2022

Оправдательные Документы Прилагаемые Работником К Авансовому Отчету Июль 2022

Содержание

1 Какие чеки приложить к авансовому отчету
2 Как выдать средства подотчет, сдать Авансовый отчет
3 Учет и контроль расчетов с подотчетными лицами
4 Документы для авансового отчета в 2022 году
5 Порядок выдачи и расходования подотчетных сумм
6 Как оформить командировку, чтобы не иметь проблем с налоговой
7 Ошибки в авансовых отчетах: что проверить бухгалтеру
8 Какие документы необходимо прилагать к авансовому отчету
9 Авансовый отчёт по командировке
10 Документы для авансового отчета в 2022 году
11 ДЕСЯТЬ ВОПРОСОВ ПО АВАНСОВОМУ ОТЧЕТУ

Какие чеки приложить к авансовому отчету

Повсеместный переход на онлайн-кассы внес существенные изменения в порядок ведения расчетов с подотчетными лицами. Практически все продавцы товара, работ или услуг обязаны проводить покупку через онлайн-ККМ. Покупателю выдается фискальный кассовый чек (далее ФКЧ) или БСО нового образца. Закон №54-ФЗ четко определил, какой чек можно принять к авансовому отчету, и принятие к учету формуляров, не соответствующих новому регламенту по применению онлайн-касс, несет для компании налоговые риски.

В п. 6.3 указания ЦБ РФ №3210-У от 11.03.2022 сказано, что подотчетные лица обязаны сдавать авансовые отчеты вместе с подтверждающей документацией, но какой чек нужен для отчета в бухгалтерию, в указаниях Центробанка не сказано. По сути, это любой финансовый формуляр, подтверждающий расходы и содержащий обязательные реквизиты бухгалтерской первички. В противном случае бланк нельзя принять к бухучету.

наименование организации и ИНН;
дата, время и место (адрес) осуществления расчета;
должность и Ф. И. О. кассира (продавца), выбившего ФКЧ;
наименование документа и признак расчета;
регистрационный номер ККТ и заводской номер фискального накопителя;
адрес сайта, где проверяют ФКЧ;
номер смены и порядковый номер ФКЧ за смену;
наименование товаров (работ, услуг), количество, цена за единицу, стоимость с учетом скидок;
форма расчета;
ставка и сумма НДС;
система налогообложения;
код товара.

К тому же подотчетное лицо или его руководитель не уполномочены проверять, обязан ли продавец применять онлайн-ККТ. Следовательно, признайте расходы, даже если работник сдал товарный чек без кассового для авансового отчета в 2022 году, но обратите внимание, что такие документы могут повлечь налоговые риски в части признания расходов при налогообложении.

Подотчетные лица, отчитывающиеся в бухгалтерию, обычно прикладывают кассовый и товарный чеки для авансового отчета, хотя при наличии фискального (кассового) товарный необязателен. А разрешено ли принять авансовый отчет, если работник предоставил только товарный?

сведения об организации, выдавшей деньги,
сотруднике, их получившем,
точная сумма средств,
цели, на которые они были предназначены.
здесь же отражаются произведенные расходы с приложением всех подтверждающих документов. Кроме того, отчет содержит подписи сотрудников бухгалтерии, выдавших деньги и принявших остаток, а также того работника, на которого были оформлены подотчетные средства.

В начале пишется название компании и указывается его код ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций) – эти данные должны соответствовать регистрационным бумагам фирмы. Далее вписывается номер бухгалтерского отчета и дата его составления.
Слева оставляют несколько строк на утверждение директора предприятия: здесь после заполнения всего отчета руководителю необходимо будет внести сумму прописью, поставить подпись и дату утверждения документа.
Затем идет информация о сотруднике: вписывается структурное подразделение, к которому он относится, его табельный номер, фамилия, имя, отчество, указывается должность и назначение выданного аванса.

После того, как расходы будут произведены, сотрудник, получивший деньги, обязан вернуть остаток в кассу предприятия или же, если был произведен перерасход, получить из кассы излишне потраченные деньги. Именно на этом этапе и оформляется документ под названием «Авансовый отчет».

В левую таблицу подотчетный сотрудник вносит сведения о выданных средствах, в частности указывает общую сумму, а также информацию о том, в какой валюте она была выдана (если используются денежные единицы других стран). Ниже вписывается сумма остатка или перерасхода средств.

Просто так вернуть оставшиеся деньги в кассу предприятия нельзя. Необходимо передать специалистам отдела бухгалтерии бумаги, подтверждающие то, что подотчетные средства были потрачены именно на те цели, на которые они предоставлялись. В качестве таковых доказательств в первую очередь выступают кассовые и товарные чеки, квитанции, поездные билеты, бланки строгой отчетности и т.п. Все вышеназванные документы должны иметь четко читаемые реквизиты, даты и суммы.

Снизить риски поможет планомерная работа с сотрудниками — выдайте им памятки с напоминанием о сроках отчетов по подотчетным суммам и перечнями документов, прилагаемых к авансовым отчетам для разных ситуаций, разработайте шаблоны заявлений на выдачу денег, проводите обучение сотрудников по подотчетным правилам.

К авансовому отчету прилагаются оправдательные документы: товарные и кассовые чеки, билеты, товарные накладные, акты, квитанции такси, счета гостиницы и т. д. Если подотчетные расходы оплачены за счет полученных на карту средств, к авансовому отчету нужно приложить чеки с информацией по карте.

служебную записку (если работник ездил в командировку на автомобиле), отчет (при осуществлении представительских расходов), иные необходимые пояснительные документы;
приказ об удержании подотчетных сумм — он нужен, если подотчетник не сдал авансовый отчет и не вернул деньги (ст. 137 ТК РФ);
уведомление (сообщение) и приказ о прощении подотчетного долга — оформляются в том случае, если работодателем принято решение не взыскивать с работника указанные суммы (п. 2 ст. 145 ГК РФ, п. 6 ст. 226 НК РФ).

Деньги под отчет могут выдаваться и путем их перечисления на банковскую карту сотрудника (Письмо Минфина от 25.08.2022 № 03-11-11/42288). Вернуть деньги подотчетник тоже может путем перечисления средств на расчетный счет предприятия. Однако возможность безналичных подотчетных расчетов должна быть закреплена в учетной политике.

Не забудьте прописать сроки представления авансового отчета по подотчету, перечисленному на карту сотруднику — такой срок законодательно установлен только при выдаче наличного подотчета. Это необходимо, чтобы пресечь злоупотребления со стороны сотрудников.

Изменений по авансовым отчетам в 2022 году не было – этот документ по-прежнему обязателен для заполнения. Если авансовый отчет составляется в электронной форме, необходимо использование электронной подписи всеми сотрудниками, участвующими в его заполнении (письмо Минфина от 20.08.2022 № 03-03-06/2/48232).

Первую (лицевую) часть заполняет бухгалтер. Здесь отражаются реквизиты документа (его номер и дата), сведения об организации и подотчетном лице, о выданном ему авансе, сводная информация об израсходованных средствах и бухгалтерских счетах, на которых отражается их движение и списание, а также сведения о выдаче работнику перерасхода или о получении от него неиспользованного аванса.
Вторая часть — это отрывная расписка о принятии отчета к проверке. Бухгалтер ее заполняет, отрезает и выдает подотчетнику.
Третья часть документа (оборотная сторона формы АО-1) заполняется коллективно. Подотчетный работник построчно отражает в ней реквизиты документов, которыми он подтверждает осуществленные им траты, а также сумму расхода «по отчету». А бухгалтер проставляет сумму, принятую к учету, и бухсчет, на который «повесит» расход.

С 30.11.2022 данный отчет составляется в течение того количества рабочих дней, которое установлено в локальных актах работодателя, с момента:

истечения срока, на который выданы средства, указанного в заявлении работника о выдаче денег под отчет;
выхода сотрудника на работу, если срок, на который выданы деньги, истек в период его болезни или отпуска.

Допустим, 21.01.2022 ООО «ИКС» выдало своему сотруднику Смирнову О. Д. деньги в размере 20 000 руб. на приобретение 5 картриджей для принтеров. Неиспользованных авансов за ним не было. Покупка была совершена в тот же день, а отчет работник представил на следующий день, т. е. 22 января.

Как выдать средства подотчет, сдать Авансовый отчет

Как заполнять платежки при выдаче денег под отчет: разъяснения Центробанка При переводе денег на банковский счет работника под отчет (или в счет возмещения ему перерасхода по авансовому отчету) указывать код вида дохода в платежке не требуется. Об этом сообщил Центробанк в письме от 10.07.20 № 45-1-2-ОЭ/10700.

Деньги выдаются согласно распорядительного документа . При этом необходимо руководствоваться перечнем документов, отнесенных к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации. Которая включена в Общероссийский классификатор управленческой документации 0К 011-93.

Расходный кассовый ордер оформляйте на основании его письменного заявления в произвольном виде, которое приложите к кассовому ордеру. Принимайте заявление только если в нем есть:

запись о сумме наличных денег, выдаваемых под отчет;
запись о сроке, на который выдаются наличные деньги;
подпись руководителя;
дата.

Законодательством срок, который дается работодателю для возмещения расходов работника , связанных со служебной командировкой последнего, не установлен. Данный срок организация сама устанавливает в локальных актах например в положение о размерах и порядке возмещения командировочных расходов работников.

если долг взыскать невозможно из-за истечения срока исковой давности. Датой получения дохода будет являться дата, с которой такое взыскание стало невозможно;
если работодатель принял решение простить задолженность по подотчетным суммам. Датой получения дохода будет являться дата принятия решения о прощении долга.

Соответственно, по факту получения услуги перевозчика, включающей согласно условиям указанного выше договора бронирование, продажу авиабилетов и осуществление авиаперевозки, который оформлен документами, подтверждающими расходы по перевозке работника, в бухгалтерском учете признается кредиторская задолженность на счете 30222 «Расчеты по транспортным услугам».

При приобретении авиабилета в бездокументарной форме (электронный билет) оправдательными документами, подтверждающими расходы на приобретение авиабилета, являются сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета, а также посадочный талон, подтверждающий перелет работника по указанному в электронном авиабилете маршруту (далее — документы, подтверждающие расходы по перевозке работника), прилагаемые в составе документов к авансовому отчету.

Согласно статье 103 Воздушного кодекса Российской Федерации по договору воздушной перевозки пассажира перевозчик обязуется перевезти пассажира воздушного судна в пункт назначения с предоставлением ему места на воздушном судне, совершающем рейс, указанный в билете, а в случае сдачи пассажиром воздушного судна багажа обязуется доставить багаж в пункт назначения и выдать пассажиру воздушного судна или управомоченному им на получение багажа лицу.

Единая методология бюджетного учета определена положениями федеральных стандартов бухгалтерского учета государственных финансов, Инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утвержденной приказом Минфина России от 1 декабря 2010 г. N 157н (далее — Инструкция N 157н), Инструкции по применению Плана счетов бюджетного учета, утвержденной приказом Минфина России от 6 декабря 2010 г. 162н (далее — Инструкция N 162н).

При этом, по мнению Департамента, документы, подтверждающие расходы по перевозке работника, следует включить в состав документов, прилагаемых к Отчету о расходах подотчетного лица (ф. 0504520) (к Авансовому отчету (ф. 0504505) в случае его применения в 2022 году согласно принятой учетной политике).

Учет и контроль расчетов с подотчетными лицами

На основании приказа руководителя (либо заявления работника) бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер. Документ составляют по унифицированной форме № КО-2 (утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88). И по этому документу выдает работнику наличные средства. Такие правила установлены пунктом 6.3 указания ЦБ от 11.03.2022 № 3210-У

маршрут/квитанция для авиатранспорта (п. 2 приказа Минтранса от 08.11.2006 № 134);
контрольный купон электронного билета для железнодорожного транспорта (п. 2 приказа Минтранса от 21.08.2012 № 322);
квитанция электронного многоцелевого документа для всех видов пассажирского транспорта (п. 2 приказа Минтранса от 18.05.2010 № 116).

Вернувшись из командировки, сотрудник обязан отчитаться о потраченных командировочных. Срок отчета – три дня после возвращения из командировки. Отсчитывать надо рабочие дни. Если сотрудник вернулся из поездки в выходной день или в праздник, то трехдневный срок считают с того дня, когда он вышел на работу. Такой порядок следует из пункта 26 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, и пункта 6.3 указания ЦБ РФ от 11.03.2022 № 3210-У.

Есть нормы, в пределах которых суточные не облагаются НДФЛ и взносами: 700 руб. – для командировок по России и 2 500 руб. – для загранкомандировок (пп. 12 п. 1 ст. 264, п. 2 ст. 422 НК РФ, Письма Минфина от 16.06.2022 N 03-04-06/35135, ФСС от 17.11.2011 N 14-03-11/08-13985).
Суточные сверх норм облагаются НДФЛ и взносами в части превышения.

Многие организации сталкиваются с необходимостью выдавать деньги сотрудникам на те или иные цели. Наличные могут понадобиться, если сотруднику поручили приобрести какие-либо товары или материалы. Или – когда его отправили в командировку. Между тем, правила выдачи денег под отчет и их контроля строго регламентированы. Несоблюдение этих правил может привести к излишним тратам организации, а также претензиям со стороны контролирующих ведомств.

Между тем, накапливать в течение продолжительного времени значительные долги по подотчетным средствам явно не стоит. Налоговики могут посчитать такие действия выплатой подотчетнику материального дохода и доначислить на подотчетные суммы НДФЛ и страховые взносы. Тогда отстаивать свою правоту организации придется в суде.

наименование покупателя (наименование организации, ФИО предпринимателя);
ИНН покупателя (клиента);
сведения о стране происхождения товара (при осуществлении расчетов за товар);
сумма акциза (если применимо);
регистрационный номер таможенной декларации (если применимо).

Да, это возможно. В настоящее время ряд организаций и ИП освобождены от обязанности применять ККТ при расчетах с клиентами (ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ). Соответственно, вместо кассовых чеков в целях подтверждения расчетов они выдают покупателям другие документы. В частности, товарные чеки и квитанции.

Для компенсации сотрудник должен написать на имя руководителя организации соответствующее заявление (служебную записку) и приложить к нему отчет об израсходованных средствах и документы, подтверждающие осуществленные расходы. Такими документами могут выступать, в частности, накладные, кассовые и товарные чеки.

При отсутствии какого-либо из вышеуказанных реквизитов товарный чек не будет считаться надлежащим документальным подтверждением состоявшегося расчета. Соответственно, учесть расходы по такому чеку организация не сможет (письмо Минфина от 06.05.2022 № 03-11-06/2/26028).

Документы для авансового отчета в 2022 году

В табличной части необходимо указать сведения о наличии остатка, перерасходе по предыдущему авансу (если он есть), а также сумму текущего аванса. Указывается общая сумма полученных и израсходованных денежных средств, сумма остатка либо перерасхода и информация о бухгалтерских счетах, на которых отражается подотчет.

Если сделали какую-то неправильную запись (Например: сотруднику выдали в подотчет 5 000 руб. на канцтовары. Фактическая стоимость составила 4 278,13 руб. При заполнении авансового отчета сотрудник допустил ошибку, указал сумму расхода 4287,13.) В данном случаи необходимо зачеркнуть одной строкой ~~4 278,13~~ , прописать верную сумма 4 287,13 с пометкой исправленному верить, при этом исправленная запись должна быть читаемой;
Рядом сделать отметку «исправлено»;
Ответственный сотрудник должен заверить исправление своей подписью.

Страховые взносы. Согласно п. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212‑ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования» объектами обложения страховыми взносами в ФСС, ПФР и ФФОМС являются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые плательщиками страховых взносов в пользу физических лиц в рамках трудовых отношений.

Для документального подтверждения несения подотчетным лицом расходов, на которые ему был выдан аванс, он прикладывает к авансовому отчету первичные документы (акты, накладные, счета и т. п.). Очень важно обращать внимание на то, чтобы расходы были фактически понесены, а в наличии были все необходимые оправдательные документы, правильно оформленные, в которых заполнены все необходимые реквизиты. В противном случае налоговый орган может посчитать, что такие средства признаются доходом подотчетного лица и подлежат обложению НДФЛ. Например, УФНС в Письме от 12.10.2007 № 28-11/097861 указало, что, если оправдательные документы на приобретение товара или выполнение работы (оказание услуги) отсутствуют либо оформлены с нарушением установленных требований, суммы, выданные подотчетному лицу на хозяйственные расходы, подлежат включению в налоговую базу по НДФЛ.

Контролирующие органы неоднократно давали официальные разъяснения по поводу обложения страховыми взносами не возвращенной в установленные сроки подотчетным лицом суммы аванса. Например, в п. 5 приложения к Письму ФСС РФ от 14.04.2022 № 02‑09‑11/06-5250 приводятся следующие рекомендации:

Бывают случаи, когда подотчетное лицо расходует либо больше, либо меньше полученного им аванса. В результате оно или возвращает неиспользованную сумму, или учреждение возмещает ему перерасход. Данные суммы отражаются по соответствующим строкам авансового отчета (остаток или перерасход):

П орядок расчетов с подотчетными лицами регламентируется п. 6.3 Указаний ЦБ РФ от 11.03.2022 № 3210‑У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (далее – Порядок ведения кассовых операций), частично он прописан в порядке заполнения документов, оформляемых при осуществлении данных расчетов.

Требования к БСО установлены Положением об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. N 359 (далее — Положение N 359). Прежде всего бланки строгой отчетности должны быть изготовлены исключительно типографским способом. Отпечатанный в типографии бланк должен содержать следующие сведения об изготовителе: сокращенное наименование, ИНН, место нахождения, номер заказа и год его выполнения, тираж.

Не так давно в Татарстане налоговики устроили выездную проверку компании и стали проверять авансовые отчеты. Нашли чеки от ликвидированных компаний или от фирм с несуществующим ИНН. Руководители компании повели себя странно и дали новые чеки, где все данные были такими же. Не знаем, как было на самом деле, но похоже на то, что пошли и купили чеки подороже (от компаний, которые существуют).

Причина того, что у бухгалтеров сводит зубы при упоминании корпоративной карты простая: используют ее в основном руководители. Доказать директору – единственному участнику или владельцу большей части активов, что средства на счете компании и его личные надо разделять, непросто. По привычке начальник использует корпоративную карту как простую дебетовую, в том числе для личных нужд.

Наличие вышеперечисленных реквизитов в чеке обязательно при расчетах потребителей. Кроме того, квитанции могут содержать дополнительную информацию, в зависимости от особенностей деятельности, которую ведет продавец. Так, к примеру, предприятия и ИП на ОСН печатают в чеках сумму НДС, а продавцы маркированной продукции обязаны напротив названия указывать специальный знак. Внимательно проверьте, все ли перечисленные реквизиты содержатся в ваших чеках.

Порядок выдачи и расходования подотчетных сумм

В статье рассмотрены актуальные вопросы, касающиеся порядка выдачи и расходования подотчетных сумм. Кто вправе получать деньги под отчет? Как оформить их выдачу? Как отчитаться по полученным под отчет суммам? Какой счет предназначен для учета расчетов с подотчетными лицами? Как вести учет расчетов с ними? Какие особенности учесть при выдаче аванса в иностранной валюте? Как отразить операции по приобретению полиса ОСАГО через подотчетное лицо?

Казенное учреждение перечислило на зарплатную карту работника денежные средства в сумме 20 000 руб. на покупку спортивного инвентаря. Средства были израсходованы полностью. Работник представил авансовый отчет с приложением первичных документов (товарного и кассового чеков). Спортивный инвентарь учтен в составе объектов основных средств.

Вопросы организации выдачи денежных средств лицам, не являющимся работниками учреждения (внештатные сотрудники), находятся в компетенции учреждения, которое в рамках своей учетной политики вправе предусмотреть порядок выдачи им денежных средств (Письмо Минфина РФ от 02.07.2012 № 02-06-10/2476).

Согласно п. 84 Инструкции № 162н положительная (отрицательная) переоценка выданных под отчет средств в иностранной валюте отражается по дебету (кредиту) соответствующих счетов аналитического учета счета 0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами» и кредиту (дебету) счета 0 401 10 176 «Доходы от оценки активов и обязательств».

Выдача денежных средств под отчет на расходы, связанные с ведением деятельности учреждения, должна осуществляться по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления подотчетного лица, содержащего назначение аванса, расчет (обоснование) размера аванса и срок, на который он выдается (п. 213 Инструкции № 157н[1]).

Как оформить командировку, чтобы не иметь проблем с налоговой

Поездки на общественном транспорте. В командировках работники часто оплачивают проезд и провоз багажа в общественном транспорте. По общему правилу эти затраты не относятся к расходам на проезд к месту командировки, которые разрешают компенсировать ст. 168 ТК и Положение, утв. постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749.

Поездки на каршеринге. Если во время командировки сотрудник берет в аренду автомобиль, можете возместить ему затраты и затем списать эти расходы как командировочные. Налоговики расценивают затраты на каршеринг как затраты на такси (письмо Минфина от 02.03.2022 № 03-03-07/11901). Главное, чтобы в вашем Положении были правила возмещения таких расходов.

Например, налоговики разрешают доплачивать авиакомпаниям за конкретное место в самолете (письмо Минфина от 27.12.2022 № 03-04-00/102629). Компания включила эти расходы в Положение о командировках, так как на удобном месте сотрудник может начать работать уже в пути. Упаковку багажа в аэропорту объяснили тем, что таким образом исключают кражу документов из чемоданов. VIP-зал в аэропорту за счет компании разрешили посещать руководителям, которые между командировками не успевают заехать домой.

Фонд социального страхования начислил компании недоимку по страховым взносам, пени и штрафы на 13 345 руб. Фонд начислил их на оплату VIP-зала аэропорта командированному работнику. Аргументы были такие: услуги VIP-зала не входят в Перечень аэронавигационных и аэропортовых сборов, тарифов за обслуживание воздушных судов в аэропортах и воздушном пространстве. Эти расходы не обязательны, а значит на них нужно начислять страховые взносы.Суд отменил решение Фонда, признал, что компания действовала законно, когда не начислила взносы на эти расходы. Услуги VIP-зала в аэропорту относятся к командировочным расходам, так как их внесли в Положение о командировках (постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 11.08.2022 № А32-573/2022).

Отличие этих расходов от рассмотренных выше услуг на транспорте и в аэропортах в том, что химчистка, стирка, глажка — это доход работника в натуральной форме (п. 2 ст. 211 НК). А значит, даже если предусмотрели их в Положении о командировках, все равно должны компенсировать их из чистой прибыли, облагать НДФЛ и страховыми взносами.

Ошибки в авансовых отчетах: что проверить бухгалтеру

Правила требуют, чтобы часть авансового отчета, в которой указывают прилагаемые документы, суммы, вид расхода заполнял сам подотчетник. На практике же это — головная боль бухгалтера. Он вносит все данные в программу, потом распечатывает отчет и уже передает на подпись подотчетному лицу.

Ситуация усложняется тем, что нормативно не определен перечень оправдательных документов, и расходы подтверждают документы самые разнообразные (билеты, акты, чеки, путевые листы, договоры и т. п.). Поэтому приходится обращать особое внимание на оформление приложенной документации, прежде всего, кассовых чеков. Согласно статье 4.7 закона № 54-ФЗ, в чеке должны присутствовать следующие реквизиты:

согласовать исправление с лицами, составившими и подписавшими отчет;
зачеркнуть ошибочный текст (суммы);
нанести рядом (сверху, сбоку) верные данных (п. 7 ст. 9 закона о бухучете, п. 21 ФСБУ 27/2022 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», п. 16 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ);
проставить отметку «Исправлено» с датой исправления и подписями лиц, составивших документ, с указанием их должностей, Ф.И.О. либо иных реквизитов, необходимых для идентификации;

С правой стороны таблицы указаны суммы расходов, распределенные по счетам учета затрат. В Дебете укажем, например, счет 10 — приобретены материалы, или счета 76, 60 — проведена оплата за услуги контрагенту (за связь, интернет, товары или услуги), а в кредите — 71 — счет учета расчетов с подотчетниками.

Один из вариантов: утвердить локальные акты по подотчету. Да, мы в курсе, что это необязательно. Однако только документ с четко прописанным регламентом работы со средствами, выданными под отчет, со сроками, правилами, регламентом согласования избавит вас от «удовольствия» лицезреть набор «собери сам» от подотчетного лица и его оправдания: «А я откуда знаю как заполнять?».

В графе 1 нужно проставить порядковый номер документа, подтверждающего расходы.
В графе 2 указывается дата оправдательного документа.
В графе 3 указывается индивидуальный номер документа.
В графе 4 отражается наименование организации, предоставившей услугу, название самой услуги и наименование подтверждающего документа.
В графе 5 прописывается сумма расходов, что были произведены.
В графе 6 прописывается сумма расходов в валюте.

В 2022 каждая компания вправе утвердить свой собственный стандарт авансового отчета. В качестве основы может использоваться форма для бюджетных учреждений 0504505 либо единая унифицированная форма АО-1. Актуальный образец заполнения авансового отчета приведен ниже в нашей статье.

В 2022 году действует несколько обязательных правил, которые следует соблюдать при подготовке отчетности:

1) Отчет нужно сдать в срок, предусмотренный внутренним локальным актом организации. До 30.11.2022 года действовало требование о сдаче документа в течение 3 дней с момента: завершения периода, на который были выданы деньги; выхода подчиненного на работу (если срок выдачи денег истек в период болезни работника); возвращения сотрудника из командировки. Однако 30.11.2022 правило о 3-дневном сроке было отменено по указанию Банка России №5587-У от 05.10.2022. Работодатели вправе устанавливать собственные временные отрезки.

Указывает информацию об остатке или перерасходе средств.
Заполняет и подписывает отрывной талон. Передает талон работнику.
На обратной стороне в графе 7 и 8 прописывает суммы расходов, что были приняты к учету.
В графе 9, 10 прописывает реквизиты банковских счетов, дебетируемых на суммы трат.

Какие документы необходимо прилагать к авансовому отчету

поездом — распечатка электронного билета ( Письмо Минфина от 14.04.2022 N 03-03-07/16777);
самолетом — посадочный талон и распечатка электронного билета ( Письмо Минфина от 28.02.2022 N 03-03-05/12957);
городским общественным транспортом — билет на метро, автобус, трамвай, троллейбус, транспортная карта, чек ККТ ( Письмо ФНС от 24.01.2022 N ЕД-4-2/1120@);
такси — чек ККТ или квитанция ( Письмо Минфина от 02.03.2022 N 03-03-07/11901);
арендованным автомобилем — договор аренды автомобиля и платежный документ ( Письмо Минфина от 29.11.2010 N 03-03-06/1/742);
личным автомобилем — путевой лист, чеки на покупку ГСМ и служебная записка ( Письмо Минфина от 20.04.2022 N 03-03-06/22368).

К авансовому отчету также нужно приложить первичные документы на приобретение товаров (работ, услуг), содержащие обязательные реквизиты . Если аванс был получен для приобретения товарно-материальных ценностей, то нужно представить документы, подтверждающие их получение (товарные накладные, товарные чеки и т.п.). К авансовому отчету достаточно приложить копии этих документов, если оригиналы переданы на склад организации (ИП).

Без подтверждающих документов можно учесть только один вид командировочных расходов — суточные. Они выплачиваются за каждый день нахождения в командировке, и их общая сумма фиксируется только в авансовом отчете. Никакие отчетные документы по израсходованным суточным к авансовому отчету прилагать не требуется ( Письмо Минфина России от 24.11.2009 N 03-03-06/1/770) (Источник — «Расходы в бухгалтерском и налоговом учете» (Крутякова Т.Л.) («АйСи Групп», 2022) ).

чек ККТ ( ст. 1.1 , п. 1 ст. 1.2 Закона о применении ККТ);

документ строгой отчетности, в том числе электронный билет ( п. 8 ст. 7 Федерального закона от 03.07.2022 N 290-ФЗ, Письмо Минфина России от 06.06.2022 N 03-03-06/1/35214);

слип (квитанция электронного терминала) (Письма Минфина России от 06.10.2022 N 03-03-06/1/65253 , от 24.06.2022 N 03-03-06/1/36877 );

выписка с банковского счета сотрудника о совершении транзакции с указанием назначения и получателя платежа.

Авансовый отчёт по командировке

Если от выданных авансом средств есть остаток, командированный должен сдать их в бухгалтерию. Если же он потратил больше, чем предполагалось (при условии, что траты были обоснованы и согласованы), то сумму перерасхода ему компенсируют — например, начисляют со следующей выплатой зарплаты.

Командированный перечисляет все документы, которые подтверждают командировочные расходы: билеты, кассовые чеки, счета-фактуры, договор аренды и т.д. Для каждого документа прописывает наименование и сумму трат. Важно, чтобы суммы, указанные в чеках и других документах, совпадали с данными в таблице. Чеки и билеты должны быть прикреплены к отчету.

Для подтверждения проживания распечатывают бронь гостиницы, прикладывают счёт из гостиницы и кассовый чек, а если у владельца нет кассовой машины, то счёт-фактуру — квитанцию, заполненную от руки и заверенную печатью. Если командированный снимал частную квартиру, ему нужно получить подписанный хозяином договор и акт об оказанной услуге, в которых прописаны сроки проживания и сумма оплаты.

В авансовом отчёте работник отчитывается о тратах, совершённых в связи с командировкой. Этот документ свидетельствует о целевом расходовании средств компании и должен быть подкреплён соответствующими документами: чеками, билетами, договором аренды и так далее. Их нужно указать в отчёте и приложить к нему же в качестве доказательств.

Если компания либо сотрудник уже успели потратить средства на организацию командировки, то авансовый отчёт необходимо оформить и вписать туда понесённые расходы. Подробный порядок описан в статье. Отчёт нужно сдать в течение 3 дней после выхода приказа об отмене командировки.

Документы для авансового отчета в 2022 году

Допустим, 21.01.2022 ООО «ИКС» выдало своему сотруднику Смирнову О. Д. деньги в размере 20 000 руб. на приобретение 5 картриджей для принтеров. Неиспользованных авансов за ним не было. Покупка была совершена в тот же день, а отчет работник представил на следующий день, т. е. 22 января.

Для этого скачайте онлайн-чек по ссылке из сообщения, направленного продавцом на электронную почту или в СМС. Затем электронный документ распечатайте и приложите к АО. Цифровой бланк должен содержать все реквизиты, предусмотренные приказом ФНС №ММВ-7-20/[email protected] от 21.03.2022 (ред. от 29.08.2022). В противном случае документ не является подтверждением затрат по подотчету.

В табличной части необходимо указать сведения о наличии остатка, перерасходе по предыдущему авансу (если он есть), а также сумму текущего аванса. Указывается общая сумма полученных и израсходованных денежных средств, сумма остатка либо перерасхода и информация о бухгалтерских счетах, на которых отражается подотчет.

«Составляем приказ о подотчетных лицах — образец»;

«Возврат подотчетным лицом суммы неизрасходованного аванса»;

«Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами (нюансы)»;

«Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами».

Изменений по авансовым отчетам в 2022 году не было – этот документ по-прежнему обязателен для заполнения. Если авансовый отчет составляется в электронной форме, необходимо использование электронной подписи всеми сотрудниками, участвующими в его заполнении (письмо Минфина от 20.08.2022 № 03-03-06/2/48232).

ДЕСЯТЬ ВОПРОСОВ ПО АВАНСОВОМУ ОТЧЕТУ

Однако еще в постановлении Президиума ВАС РФ от 13.05.2008 N 17718/07 со ссылкой на Определение КС РФ от 02.10.2003 N 384-О судьи решили, что счет-фактура не является единственным документом для предоставления налогоплательщику налоговых вычетов по НДС. Например, кассового чека с выделенной суммой НДС вполне достаточно.

Порядок ведения кассовых операций установлен в Указании Банка России от 11.03.2022 N 3210-У (далее — Порядок). В пункте 6.3 Порядка сказано, что подотчетное лицо — это работник, которому работодатель выдает денежные средства на расходы, связанные с хозяйственной деятельностью компании. Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода сотрудника на работу, предъявить бухгалтеру или руководителю организации авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.

И пришлось бы работникам выплачивать в бюджет огромную сумму НДФЛ, если бы не одно но. В суде был допрошен получатель средств от указанных работников в качестве свидетеля. И он подтвердил, что получил от обвиняемых всю спорную сумму в полном объеме. Соответственно, обвинения с них были сняты, и угроза доначисления налогов миновала.

В-четвертых, если компания пропустила месячный срок для удержания подотчетных сумм из доходов работника, то можно предположить, что доход работника возникает именно по истечении этого месяца. Ведь если работодатель имеет возможность удержать с работника не подтвержденные им подотчетные суммы, то как-то рановато признавать их доходом работника.

Чтобы ответить на этот вопрос, обратимся к Указаниям по применению и заполнению унифицированной формы «Авансовый отчет» N АО-1, утвержденный все тем же постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55 (далее — Указания). Еще раз скажем, что этот документ необязателен к применению, но в нем содержится необходимая нам информация.

наименование документа;

дата составления документа;

наименование экономического субъекта, составившего документ;

содержание факта хозяйственной жизни;

величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;

подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Товарные накладные, которые представляются к отчету, необходимо составлять от имени организации, а не физлица-работника, иначе расходы по ним будет сложно отнести к затратам компании.

отсутствия в них сведений, необходимых для идентификации лиц, их подписавших;

когда наименование купленных товаров указано нечетко (например, «хозяйственные расходы, канцелярские товары, бытовая химия, стройматериалы, расходы, детские новогодние подарки»);

отсутствует дата составления;

не заполнены графы «количество», «цена товара»;

отсутствует подпись продавца.

Если выполненная операция, облагается НДС, то к документам приобретения товаров, работ, услуг должны быть приложены счета-фактуры.

Несмотря на обилие разъясняющих писем, указаний, методических рекомендаций и инструкций, многие вопросы остаются спорными. Сотрудник, чьим «рукам» доверены подотчетные средства, постоянно вынужден думать, как оформить документы, подтверждающие его расходы, а бухгалтерия — проверять представленные бумаги и чеки построчно на предмет соответствия налоговому законодательству. В целом, для денег, выдаваемых авансом, действуют следующие правила:

Если рассматриваются дни, когда приобретаются товарно-материальные ценности или работнику оказываются какие-либо услуги, то могут возникнуть вопросы, связанные с привлечением работника к выполнению трудовых обязанностей в выходные дни. Порядок работы в выходные дни установлен Трудовым Кодексом РФ и контролируется трудовой инспекцией. Поэтому лучше избегать оформления документов в выходные дни, а как положено, отдыхать от работы. Не рекомендуется приглашать на представительский обед партнеров по бизнесу в выходной день или праздник.

Законодательство не ограничивает размер сумм, которые может выдавать организация в подотчет, они могут быть весьма значительными, но учитывать в авансовом отчете необходимо и самые небольшие выданные суммы. При этом необходимо помнить о законодательно установленных нормах по наличным расчетам между юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями — не более 100 тысяч рублей по одному договору. Если нужно закупить товары, материалы большими партиями, подотчетному лицу необходимо заранее позаботиться о согласовании с контрагентами заключение договоров на каждую партию, не превышающую указанный лимит расчетов наличными. На безналичные расчеты это ограничение не распространяется.

Вам может понравиться => Могут ли приставы забрать у должника подаренную недвижимость
22 Мар 2022 vektorurist 79

Поделитесь записью

Похожие записи

Нк рф госпошлина в арбитражный суд 2022

Могут ли судебные приставы отобрать машину за долги, если машина является единственным источником дохода

Ипотека молодая семья государственная программа 2022 условия иркутск

Налоговый вычет при рождении ребенка в 2022