Перечень кадровых документов обязательных для организации 2022
Содержание
- 1 Восемь изменений в работе с сотрудниками в 2022 году
- 2 Кадровое делопроизводство и документирование трудовых отношений в 2022 году
- 3 Сколько хранить кадровые документы: новые сроки
- 4 Кадровое делопроизводство с нуля
- 5 Обязательные Документы По Кадрам В Ооо 2022
- 6 Готовимся к 2022 году: кадровые мероприятия
Микропредприятия вправе сократить кадровое делопроизводство, а остальные организации обязаны вести кадровый документооборот в полном объеме. Какие кадровые документы обязательно оформлять, а какие пригодятся при определенных условиях, смотрите в таблице ниже.
Кадровый ДОКУМЕНТООБОРОТ МИКРОПРЕДПРИЯТИЯ Трудовой кодекс дополнен новой главой 48.1, устанавливающей особенности регулирования труда лиц, работающих у работодателей – субъектов малого предпринимательства, входящих в категорию микропредприятий. C января 2022 г. «микромалыши» вправе будут организовать упрощенный кадровый документооборот. Смотри кадровый документооборот в таблице ниже.
Положение об оплате труда. Положение об оплате труда составляется, когда в организации помимо окладов предусмотрены иные выплаты (например, премии, бонусы) или действуют разные системы оплаты труда. В Положении прописывают принципы оплаты труда, порядок индексации зарплаты, возмещения командировочных расходов, оплаты сверхурочных, условия выплаты премий и т. п. (ст. 135 ТК РФ). Все это, в принципе, может быть прописано и в правилах внутреннего трудового распорядка, но на практике условия оплаты труда выделяют в отдельное положение – так будет меньше вопросов при проверках контролирующих органов.
Кадровые документы – это достаточно большой перечень бумаг, который должен быть в любой компании или ИП, где есть наемные работники. Часть из них касается общеорганизационных вопросов по персоналу, другие относятся к вопросам расчета и выплаты зарплат, третьи – к актуальной в настоящее время проблеме защиты персональных данных. Соответственно и проверять такие кадровые документы организации могут различные государственные структуры, контролирующие тот или и иной «персональный» вопрос: трудовая инспекция, Роскомнадзор и, естественно, ИФНС и фонды.
Восемь изменений в работе с сотрудниками в 2022 году
Но в конце июня 2022 года президент заявил о планах ввести прогрессивную ставку НДФЛ и повысить её до 15 % для тех, у кого большие зарплаты — более 5 млн руб. в год. Причем повышенная ставка должна применяться не на весь доход, а только на ту его часть, которая превышает «лимит» в 5 млн, уточнил президент.
Нужно сказать, что законопроекты о введении прогрессивной шкалы вносились в Госдуму с регулярной периодичностью с 2013 года. Последний такой проект был отклонен в декабре 2022 года. Новый законопроект был внесен в сентябре 2022 года. И уже 21 октября стало известно о единогласном принятии депутатами в первом чтении поправок в ч. 2 Налогового кодекса в части налогообложения доходов физлиц, превышающих 5 млн руб. за налоговый период. В ноябре президент подписал Федеральный закон от 23.11.2022 № 372-ФЗ.
Кадровое делопроизводство и документирование трудовых отношений в 2022 году
- Изменение сроков уведомлений по переходу на ЭТК.
- Отчетность работодателя (СЗВ-ТД, СТД-Р, СТД-ПФР).
- Принятие закона о штрафных санкциях.
- Способы подтверждения трудового стажа работников после внедрения ЭТК.
- Правила выдачи трудовых книжек работникам на руки, если они отказались от их ведения.
- Как правильно сделать запись в трудовой книжке?
- Внесение изменений в ЛНА в связи с переходом на ЭТК.
- Вопросы предоставления СЗВ-ТД в случаях перевода, переименования, увольнения работников; работа с совместителями.
- Вопросы перехода на электронный кадровый документооборот в рамках пилотного проекта Минтруда РФ.
- Новый закон об удаленной и дистанционной работе: основные изменения, внесенные в Трудовой кодекс (№ 407-ФЗ от 08.12.2022).
- Изменения в диспансеризации работников.
- Основные изменения в регулировании трудовых отношений с гражданами СНГ и ЕАЭС.
- Новый порядок выплаты выходных пособий при ликвидации организации.
- Изменения в вопросах оформления срочных трудовых договоров.
- Предупреждение правовых рисков работодателя при оформлении и изменении срочного трудового договора.
- Предупреждение нарушений при оформлении поручения работнику дополнительной работы.
- Сложные вопросы оформления совместительства.
- Предупреждение типичных нарушений при оформлении переводов работника.
- Переименование должностей или перевод: нужна ли спецоценка в этой ситуации.
- Внесение изменений по оплате труда в трудовой договор. Практические инструкции к действию по оформлению изменения систем оплаты труда.
- Изменения в порядке ведения общего воинского учета.
- Новые изменения в порядке прохождения медицинских осмотров в 2022 году.
- Изменения при проведении специальной оценки условий труда.
- Порядок организации проверок в 2022 году (Федеральный закон № 294-ФЗ и новые Постановление Правительства РФ № 438 от 03.04.2022, Федеральный закон № 248-ФЗ от 31.07.2022). Полномочия проверяющих — что они могут, а чего не имеют права делать.
Проверьте наличие регистрации у самозанятых на сайте ФНС, с которыми вы уже заключили договор или планируете заключить в январе 2022 , попросите предоставить справку, подтверждающую постановку на учет. Самозанятый может распечатать ее из мобильного приложения «Мой налог» или Личного кабинета на сайте ФНС.
- теперь можно утвердить порядок удаленной работы в локальном нормативном акте или трудовом договоре;
- время взаимодействия сотрудника с работодателем считается рабочим;
- уволить удаленного работника кроме общих случаев, установленных ТК РФ, можно еще по двум основаниям:
- не выходит на связь более 2 рабочих дней подряд;
- не может работать на прежних условиях в связи с переездом в другую местность;
- подписывать трудовой договор (изменять, расторгать) следует только усиленной квалифицированной электронной подписью (далее — ЭП), для работника допускается усиленная неквалифицированная (ЭП);
- взаимодействовать с сотрудником можно любыми способами, главное фиксировать получение электронных документов, конкретный порядок следует установить в локальном нормативном акте или трудовом договоре;
- компания должна будет предоставлять сотруднику оборудование и другие средства, также он может использовать собственное (арендованное) имущество, но в этом случае надо компенсировать ему расходы;
- определены два вида временной дистанционной работы:
- непрерывная — на срок не более 6 месяцев,
- периодическая — когда идет чередование работы дома и в офисе;
- режим экстренной удаленной работы вводится в двух случаях:
- на основании решения органа государственной власти или местного самоуправления;
- в случаях возникновения угрозы жизни или нормальных жизненных условий, например, эпидемия, производственная авария, пожар и др.
6. Разработайте типовую кадровую документацию. Рекомендуется заранее составить образцы стандартных бланков документов, которые постоянно издаются при ведении кадрового учета. Например, приказы о приеме на работу и увольнении, направлении в командировку и предоставлении отпуска. Можно использовать типовые образцы или разработать собственные, которые должны быть утверждены руководителем.
7. Положение о персональных данных. Учитывая последние изменения в законодательстве о защите персональных данных, каждое предприятие должно иметь отдельный документ, в котором описываются виды личных данных, которые собирает компания, а также способы их использования и условия передачи. Положение составляется согласно статье 88 ТК.
Статистика, которой поделился Иван Шкловец, показывает, что большинство работодателей, изъявивших на данный момент желание поучаствовать в эксперименте, намерены использовать для составления, хранения и обмена электронными документами собственные информационные системы: это отмечается в заявках 104 компаний из 155, уже утвержденных Минтрудом России в качестве участников. Примерное количество согласившихся на участие в эксперименте работников пока неизвестно. По данным, которыми располагает Роструд как оператор системы «Работа в России» о компаниях, выбравших эту систему для формирования и использования электронных документов, связанных с работой (а таких, как уже понятно, – 51 из 155 организаций – участников), число давших согласие на участие в эксперименте работников этих компаний, среди которых есть крупные, пока небольшое – менее 1000 человек. Правда, стоит учесть, что к системе пока подключились только 15 организаций – это связано в том числе с тем, что специально разработанная подсистема «Электронный кадровый документооборот» системы «Работа в России» была запущена в промышленную эксплуатацию не так давно, а участниками опытной эксплуатации, которая проводилась с 20 июля по 4 сентября (в соответствии с п. 16 Положения), были всего 12 определенных Минтрудом России работодателей.
Если работник выбирает продолжение ведения трудовой книжки и впоследствии не меняет своего решения, бумажную книжку нужно будет вести всем последующим его работодателям (ч. 4 ст. 2 Закона № 439-ФЗ). Надзорная практика уже выявляет факты оказания давления на работников со стороны работодателей – в связи с принятым компаниями курсом на переход к электронному документообороту, в связи с чем Роструд подчеркивает недопустимость принуждения работников к выбору электронных трудовых книжек (так для удобства называют формируемые работодателем сведения о трудовой деятельности) и отказа в приеме на работу соискателям с традиционными трудовыми.
- Локальные нормативные акты: обязательные; с учетом специфики; иные.
- Документы по кадровым функциям: договорные документы; распорядительные документы; первичные учетные документы по учету кадров, рабочего времени и оплаты труда; информационно-справочные документы; «архивные» документы.
Формы книг утверждены Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69, а требования к их оформлению находятся в Постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках». Причем требования к оформлению предъявляются очень жесткие: книги должны быть не просто пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью работодателя, они должны быть еще скреплены сургучной печатью или опломбированы.
- справка о беременности;
- удостоверение многодетной семьи;
- справка о наличии малолетних детей или близких родственников-инвалидов;
- справка о донорстве;
- свидетельство о работе в зоне радиоактивного заражения;
- государственные награды и т.п.
Некоторые специальности и должности, связанные с определенными законодательными требованиями, нуждаются в документальном подтверждении особенностей личности соискателя. ТК РФ и отдельные нормативные акты предусмотрели для таких профессий некоторую дополнительную документацию, которую вправе затребовать работодатель при трудоустройстве:
Сколько хранить кадровые документы: новые сроки
- пункт 8.1 – прием, перевод на другую работу (перемещение), увольнение работников, кадровый учет;
- пункт 8.2 – противодействие коррупции;
- пункт 8.3 – аттестация, повышение квалификации и профессиональная переподготовка работников, независимая оценка квалификации;
- пункт 8.4 – награждение.
- документы о дисциплинарных взысканиях – 3 года вместо пяти лет;
- заявки о потребности в иностранцах – 1 год вместо пяти лет;
- документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда – 5 лет, а не постоянно;
- книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий – 45 лет, а не постоянно.
Договоры с новыми работниками, поступающими на работу после отказа от ЛНА, следует заключать на основе типовой формы, утвержденной правительственным Постановлением № 858 от 27.08.2022 (ред. от 10.07.2022). При утрате работодателем статуса микропредприятия, он обязан принять все необходимые ЛНА и ознакомить с ними работников под роспись в течение 4 месяцев с даты изменения своего статуса в реестре субъектов МСП (ст. 309.1 ТК РФ).
В 2022 году микропредприятия (ИП и организации с годовым доходом не более 120 млн руб. и средней численностью максимум 15 человек) по-прежнему будут иметь право на полный или частичный отказ от принятия локальных нормативных актов в сфере трудовых отношений – правил внутреннего трудового распорядка, положений о премировании, зарплате, графиков сменности и т.д. Но при этом все условия, регулируемые указанными локальными актами (ЛНА), должны быть прописаны в трудовых договорах работников (ст. 309.2 ТК РФ).
Кадровое делопроизводство с нуля
Хранение и учет трудовых книжек. Трудовые книжки работников являются документами строгого учета и отчетности, поэтому должны храниться в сейфе, постоянно запертом на ключ. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (Пример 2.11), в которой регистрируются все трудовые книжки работников, должна храниться в сейфе вместе с трудовыми книжками, т.к. также является документом строгого учета и отчетности. Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» была утверждена форма Приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (Пример 2.12). Эта книга является бухгалтерским документом, т.к. в ней учитываются не только бланки, но и средства, затраченные на их приобретение.
Приведем в качестве примера п. «а» ст. 5 Типового перечня. Предположим, заголовок дела звучит так: «Протоколы, решения и документы (справки, доклады, выписки и др.) правления Отрытого акционерного общества «Синтез». К данным документам в Типовом перечне проставлен срок хранения «Постоянно», но в графе «Примечание» имеется сноска: «Присланные для сведения — до минования надобности». Это означает, что в акционерном обществе они должны храниться постоянно, а в его филиалах (присланные для сведения) — до минования надобности. Срок хранения «До минования надобности», как правило, означает хранение не менее одного года. Поэтому филиалы акционерного общества вправе произвести уничтожение этих документов — или по истечении одного года после завершения их в делопроизводстве, или после утраты их практического значения.
Обязательные Документы По Кадрам В Ооо 2022
- о заявлениях на форму трудовой книжки в январе 2022, если работники не написали их в 2022 году;
- о тех работниках, по которым вы ни разу за 2022 год не передавали данные в ПФР (по состоянию на 1.01.2022 г);
- о переводах, которые оформлены в январе 2022.
С 1.01 2022 сможете оформлять удаленку в чрезвычайных обстоятельствах — такие изменения внесли в ТК 2022. В данной ситуации обязательно не согласие работника, а локальный акт. В нем вы пропишете обоснование удаленки и распишете регламент работы. Тем, для кого удаленный режим не применим, оформляйте простой с оплатой ⅔ ставки.
- ст. 13.20 КоАП наказывает на 300–500 руб. должностных лиц за нарушение правил хранения документов;
- ст. 5.39 налагает штраф в размере 1 000–3 000 руб. на ответственных лиц за непредставление запрашиваемой информации кадрового учета сотруднику, например, за отказ в выдаче копии трудовой книжки.
- прочие нормативные документы:
- по охране труда;
- о защите персональных данных;
- коллективный договор;
- по внутреннему распорядку;
- об оплате труда и премировании;
- о коммерческой тайне;
- журналы учета:
- трудовых книжек;
- контрактов;
- больничных листов.
Готовимся к 2022 году: кадровые мероприятия
При составлении графика отпусков обязательно учтите, что некоторые работники имеют право использовать отпуск в удобное для них время, в том числе до истечения шести месяцев непрерывной работы в вашей организации, или в иные периоды, установленные нормативными правовыми актами РФ (ч. 3 ст. 122, ч. 4 ст. 123 ТК РФ).
Одним из основных документов каждой организации являются правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР). Они регламентируют порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя (ст. 189 ТК РФ).
07 Авг 2021 vektorurist 88