Новые сроки хранения документов в 2022 году
Содержание
- 1 С 2022-го действуют новые сроки хранения документов
- 2 Изменения в законах для бизнеса в марте 2022 года
- 3 РОСАРХИВ утвердил новые сроки хранения архивных документов
- 4 С 18 ФЕВРАЛЯ 2022 ГОДА МЕНЯЮТСЯ СРОКИ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
- 5 Новые сроки хранения документов в 2022 году
- 6 Новые сроки хранения документов в 2022 году
- 7 Увеличен срок хранения бухгалтерских документов
- 8 С 17 марта 2022 года вступят в силу поправки в первую часть НК РФ
С 2022-го действуют новые сроки хранения документов
В этом году начали действовать обязательные минимальные сроки хранения документов в соответствии с Приказом Росархива № 236, вступившим в силу 18 февраля 2022 года. Новые нормы распространяются на документацию, вышедшую из оборота, в том числе в период, предшествующий этой дате. В таблице представлены некоторые из деловых бумаг с измененными сроками хранения.
Заметим, что документы в «электроне» никогда и ни у кого не теряются! Удобное и бессрочное хранение электронных документов, получаемых и отправляемых при взаимодействии с контролирующими органами, обеспечивает программа «Онлайн-Спринтер». Вся попадающая сюда документация изначально распределяется по папкам: ФНС, ПФР, ФСС, Росстат и так далее. Но пользователь «Онлайн-Спринтера» может структурировать электронное хранилище при помощи фильтров, создавая другие папки и «раскладывая» в них документы с учётом особенностей делопроизводства компании.
Хранить документы можно больше положенного срока. При этом контролирующие органы не вправе требовать предъявления документов, у которых истёк срок хранения. Однако, хранение документов меньше положенного срока является нарушением и влечёт за собой наказание в виде штрафа или дисквалификации.
- на должностное лицо в размере от 5000 до 10 000 рублей при первом нарушении, от 10 000 до 20 000 рублей при повторном нарушении (ст. 15.11 КоАП РФ);
- на организацию в размере 10 000 рублей при первом нарушении, 20 000 рублей при нарушении в течение более одного налогового периода (ст. 120 НК РФ).
Разъяснено (разъяснения Росархива по внедрению Перечня типовых управленческих архивных документов. ), что приказы Росархива об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов с указанием сроков их хранения и Инструкции по его применению были опубликованы на «Официальном интернет-портале правовой информации» (www.pravo.gov.ru) соответственно 7 и 14 февраля текущего года. Таким образом, они вступили в силу соответственно 18 февраля и 25 февраля 2022 года. Одновременно с вступлением в силу приказа Росархива об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов (далее также приказ Росархива № 236), аналогичный приказ Минкультуры России от 25 августа 2010 № 558 признан утратившим силу.
Сроки хранения документов, установленные новым Перечнем, применяются ко всем документам, законченным в делопроизводстве (в том числе до вступления в силу приказа Росархива № 236), за исключением тех документов, которые уже внесены в описи дел постоянного хранения и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утвержденные до вступления в силу приказа Росархива № 236.
Изменения в законах для бизнеса в марте 2022 года
В любой момент человек вправе потребовать удалить персональные данные из общедоступного источника. Если получите заявление об отказе на публикацию — у вас есть три дня, чтобы рассмотреть заявку и удалить сведения. Если не выполнить требования заявителя, он может подать в суд исковое заявление.
С 17 марта налоговикам расширили доступ к банковской информации: по запросу из ФНС финансовые учреждения обязаны раскрывать доходы и расходы клиентов. Инспекторы и раньше запрашивали у банков сведения о счетах клиентов, но банки могли отказать, ссылаясь на банковскую тайну. Теперь такой отказ неприемлем — в течение трех дней после запроса финансовые организации обязаны передать сведения в налоговую инспекцию.
Несмотря на несколько «громоздкое» название, данный документ имеет довольно простую и понятную структуру. На сегодняшний день нет его унифицированного образца, поэтому предприятия могут писать его в произвольной форме, добавляя необходимые разделы и пункты. При этом существуют некоторые сведения, которые должны быть в нем обязательно:
В документе также следует отметить количество томов, которое имеет то или иное дело, а также в электронном или бумажном виде оно ведется. Если дело ведется в электронном виде, нумерацию страниц нужно вести по файлам и это же значение отмечать в номенклатуре.
С 17 марта налоговикам расширили доступ к банковской информации: по запросу из ФНС финансовые учреждения обязаны раскрывать доходы и расходы клиентов. Инспекторы и раньше запрашивали у банков сведения о счетах клиентов, но банки могли отказать, ссылаясь на банковскую тайну. Теперь такой отказ неприемлем — в течение трех дней после запроса финансовые организации обязаны передать сведения в налоговую инспекцию.
В любой момент человек вправе потребовать удалить персональные данные из общедоступного источника. Если получите заявление об отказе на публикацию — у вас есть три дня, чтобы рассмотреть заявку и удалить сведения. Если не выполнить требования заявителя, он может подать в суд исковое заявление.
РОСАРХИВ утвердил новые сроки хранения архивных документов
Сроки хранения некоторых видов документов изменены как в большую, так и в меньшую сторону. Особое внимание стоит уделить уменьшенным срокам хранения, так как законодательством ограничено хранение документов, содержащих персональные данные, и хранение таких документов сверх установленных сроков может быть признано нарушением.
- учесть в работе положения новых нормативных правовых актов;
- принять необходимые меры по обновлению локальных актов компании, регламентирующих порядок и сроки хранения документов, в том числе содержащих персональные данные;
- провести инвентаризацию хранимых документов, направленную, в частности, на выявление документов с истекшим сроком хранения.
С 18 ФЕВРАЛЯ 2022 ГОДА МЕНЯЮТСЯ СРОКИ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
Минюстом зарегистрирован приказ Федерального архивного агентства (Росархива) № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» от 20.12.2022.
Перечень включает в себя документы, которые образуются в результате деятельности организаций при выполнении однотипных управленческих функций независимо от их организационно-правовых форм и от формы собственности: поэтому список могут использовать абсолютно все компании. Перечнем также определяются сроки хранения документации.
Новые сроки хранения документов в 2022 году
1.2. Перечень включает типовые управленческие архивные документы (далее — документы), образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций (далее — организаций) при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций, независимо от их организационно-правовых форм и от формы собственности, с указанием сроков хранения.
Срок хранения «Постоянно» означает, что указанные документы, образовавшиеся в деятельности источников комплектования государственных или муниципальных архивов, подлежат передаче на постоянное хранение в эти архивы после истечения сроков их временного хранения в организациях. Срок хранения указанных документов в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных или муниципальных архивов, не может быть менее десяти лет.
Росархив приказом от 26.08.2010 г. № 63 в связи с изданием приказа № 558 признал утратившим силу «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный руководителем Федеральной архивной службы РФ 06.10.2000 г.
Именно с этой даты организации должны для целей определения срока хранения документов руководствоваться Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом № 558.
Постоянно хранить нужно приказы о внесении изменений в штатное расписание, о регулировании и обеспечении финансирования деятельности компании, реализации спецпрограмм, проведении внеплановых проверок, проведении плановых и внеплановых тематических курсов, формировании совещательных органов и так далее.
Еще одно важное назначение номенклатуры дел – это ее применимость при формировании справочной картотеки, необходимой для поддержания актуальной информации об исполненной документации. Классификационная система, примененная при формировании номенклатуры, становится базой для создания картотеки, предоставляющей справочные сведения о документообороте внутри организации.
Новые сроки хранения документов в 2022 году
Документы (акты планирования, отчеты, передаточный акт, акт инвентаризации, документы о праве собственности на объекты недвижимого имущества, промежуточный бухгалтерский баланс, отчет об оценке объекта) о приватизации государственного, муниципального имущества
Документы (уведомления, проверочные листы, списки контрольных вопросов, задания, запросы, справки, акты, заключения, отчеты, представления, предписания, постановления, предупреждения, предостережения, пояснения, возражения) проверок, ревизий, проводимых органами государственного контроля (надзора), в том числе без взаимодействия с объектом надзора:
Увеличен срок хранения бухгалтерских документов
Напомним, что по действующим правилам налогоплательщики и налоговые агенты обязаны хранить данные бухгалтерского и налогового учета, а также другие документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, в том числе документы, подтверждающие получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налогов, не менее четырех лет. Об этом сказано в подпункте 8 пункта 1 статьи 23 и подпункте 5 пункта 3 статьи 24 НК РФ. Принятые поправки увеличивают минимальный срок хранения указанных документов до пяти лет.
Исключение, как и прежде, будет касаться документов, подтверждающих объем понесенного убытка. Их положено хранить в течение всего срока, когда налогоплательщик уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков (п. 4 ст. 283, п. 7 ст. 346.18 НК РФ).
В соответствии со статьей 120 НК РФ, налогоплательщик наказывается штрафом в размере 10 тысяч рублей, если не представит налоговые и бухгалтерские документы учета за один налоговый период. Если налогоплательщик не может представить документы учета за несколько налоговых периодов, его ждет штраф в размере 30 тысяч рублей. Кроме того, если это привело к снижению налогооблагаемой базы, ФНС вправе оштрафовать организацию в размере 20% от суммы недополученных налогов, но не меньше 40 тысяч рублей.
Сроки хранения таких документов с 18.02.2022 регламентируются пунктом 8 раздела II приказа Росархива. Для определенных документов срок хранения зависит от даты их оформления. Срок хранения документов, оформленных до 2003 года — 75 календарных лет, начиная с года, следующего за годом их создания. Кадровые документы, созданные после 2003 года, нужно хранить не менее 50 лет. В перечень кадровой документации входят трудовые и гражданско-правовые договоры, договоры авторского заказа, личные карточки сотрудников, а также невостребованные оригиналы их трудовых книжек, дипломов, военных билетов, удостоверений, свидетельств.
С 17 марта 2022 года вступят в силу поправки в первую часть НК РФ
Федеральный закон от 17.02.2022 N 6-ФЗ внес поправки в первую часть НК РФ, которые связаны с изменением срока хранения документов, с уточнением обязанностей банков и порядка рассмотрения жалоб налоговыми органами. Также уточнен порядок осуществления налоговыми органами контроля по контролируемым сделкам между взаимозависимыми лицами и порядок заключения соглашений о ценообразовании для целей налогообложения.
Поправки вступают в силу с 17 марта 2022 года.
– Сроки хранения документов
Данные бухгалтерского и налогового учета, а также документы для исчисления, удержания и уплаты налогов нужно будет хранить в течение пяти лет (до внесения изменений – четыре года). При этом налогоплательщик, обратившийся с заявлением о заключении соглашения о ценообразовании, обязан обеспечивать в течение шести лет сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов (а в некоторых случаях – в течение десяти лет).
– Обязанности банков по представлению налоговым органам документов о клиентах (физических лицах и организациях)
В рамках выездной, камеральной или встречной проверки, а также при вынесении решения о взыскании недоимки или о блокировке счетов либо по запросу иностранного уполномоченного органа налоговые органы смогут запрашивать у банков следующие документы о клиентах:
- до принятия решения по жалобе налоговый спор о том же предмете и по тем же основаниям был разрешен судом;
- жалоба не подписана лицом, подавшим жалобу, или его представителем либо не представлены оформленные в установленном порядке документы, подтверждающие полномочия представителя лица на ее подписание;
- до принятия решения по жалобе организация, подавшая жалобу, исключена из ЕГРЮЛ по решению регистрирующего органа или ликвидирована либо получены сведения о смерти или об объявлении умершим физического лица, подавшего жалобу, и при этом спорное правоотношение не допускает правопреемства.
