Главная / Налоговый вычет / Оформление Путевого Листа На Маршрут Более 1 Дня

Оформление Путевого Листа На Маршрут Более 1 Дня

Сведения о сроке действия путевого листа включают дату (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован, а в случае если путевой лист оформляется более чем на один день – даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован.

– показания одометра транспортного средства при выезде с парковки (парковочного места), предназначенной для стоянки данного ТС по возвращении из рейса и окончании смены (рабочего дня) водителя ТС (далее – парковка);
– дата и время выезда ТС с парковки и его заезда на парковку;
– дата и время проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния ТС (если обязательность контроля предусмотрена законодательством РФ);
– дата и время проведения предрейсового и послерейсового медицинских осмотров водителя.

Таким образом, действующая редакция Приказа Минтранса РФ No 152 разграничивает необходимость оформления путевого листа на рабочий день и на время выполнения рейса, если на перевозку необходимо затратить более одного рабочего дня. Данное обстоятельство можно расценить как основание для невозможности оформления путевого листа на один день или срок, не превышающий один месяц, как было предусмотрено документом ранее. Однако Минтранс успокоил, что это не так.

В Письме от 04.04.2022 No Д3‑514‑ПГ министерство разъяснило, каким образом понимать внесенные им в Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов, утвержденные Приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 No 152, изменения, в том числе в части периодичности оформления путевых листов. Речь идет о новшествах в исполнении Приказа Минтранса РФ от 21.12.2022 No 467, действующих с 01.03.2022. В частности, по новым правилам оформляется путевой лист:

На путевом листе допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особенности осуществления деятельности, связанной с перевозкой грузов, пассажиров и багажа автомобильным или городским наземным электрическим транспортом. В связи с этим Приказом Минтранса РФ No 152 не установлен запрет на оформление одного путевого листа на нескольких водителей. Но в таком случае должна быть обеспечена идентификация отметок медицинского работника, проводившего предрейсовый (послерейсовый) медосмотр, в части их отнесения к каждому водителю транспортного средства.

Оформление Путевого Листа На Маршрут Более 1 Дня

В соответствии с частью 1 статьи 6 Федерального закона от 8 ноября 2007 г. N 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2007, N 46, ст. 5555; 2022, N 12, ст. 1651) и пунктом 1 Положения о Министерстве транспорта Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 30 июля 2004 г. N 395 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 32, ст. 3342; 2022, N 1, ст. 10), приказываю:

11. В наименовании путевого листа указывается тип транспортного средства, на которое оформляется путевой лист. Номер путевого листа указывается в заголовочной части в хронологическом порядке в соответствии с принятой владельцем транспортного средства системой нумерации.

2. Сведения о сроке действия путевого листа включают дату (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован, а в случае если путевой лист оформляется более чем на один день — даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован.

3) показания одометра (полные километры пробега) при выезде транспортного средства с парковки (парковочного места), предназначенной для стоянки данного транспортного средства по возвращении из рейса и окончании смены (рабочего дня) водителя транспортного средства (далее — парковка), а также при заезде транспортного средства на парковку по окончании смены (рабочего дня);

14. В случае оформления на одно транспортное средство нескольких путевых листов раздельно на каждого водителя транспортного средства дата, время и показания одометра при выезде транспортного средства с парковки проставляются в путевом листе водителя транспортного средства, который первым выезжает с парковки, а дата, время и показания одометра при заезде транспортного средства на парковку — в путевом листе водителя транспортного средства, который последним заезжает на парковку.

Оформление Путевого Листа На Маршрут Более 1 Дня

Путевой лист следует заполнять на любое ТС, которое используется организацией или предпринимателем. Это следует делать, даже если в ТС только один водитель, а грузы или пассажиры не перевозятся (п. 8 Приказа № 368). Путевой лист должен быть оформлен не только при оказании услуг с использованием транспорта (например, по договору перевозки), но и в случаях, когда транспорт используется для собственных (служебных, хозяйственных) нужд организации или ИП. Несмотря на это, п. 2 ст. 6 Устава автомобильного транспорта по-прежнему запрещает перевозки без путевого листа только транспорту, который перевозит грузы или пассажиров. Таким образом, между Приказом № 368 и законом есть противоречие. Вероятно, оно будет устранено в будущем.

Они проставляются должностным лицом, ответственным за техническое состояние и эксплуатацию ТС. В случае успешного прохождения осмотра в путевом листе проставляется отметка «выпуск на линию разрешен», а также подпись, фамилия и инициалы указанного лица, показания одометра (полные километры пробега) при выезде ТС с парковки (парковочного места), а также при заезде на парковку по окончании смены (рабочего дня).

Если на одно ТС оформляется несколько путевых листов для нескольких водителей, дата, время и показания одометра при выезде ТС с парковки проставляются в путевом листе водителя, который первым выезжает с парковки. Эти же показания на момент заезда на парковку отражаются в путевом листе водителя, который последним заезжает на парковку (п. 14 Приказа № 368).

  • тип ТС, его марку и модель, а также марку и модель прицепа (полуприцепа), если он используется (например, легковой автомобиль Kia Cerato, прицеп «Бизнес Экспедиция» легковой);
  • государственный регистрационный номер ТС и прицепа (полуприцепа), если он используется, либо регистрационный и/или инвентарный номер троллейбуса или трамвая;
  • дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) предрейсового или предсменного контроля технического состояния ТС (если законом предусмотрена обязательность проведения таких проверок);
  • дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выпуска ТС на линию и его возвращения
  • при оформлении путевого листа на один день указывается дата (число, месяц, год) использования путевого листа (например, 25.07.2022);
  • при оформлении путевого листа более чем на один день указываются даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован (например, с 14.05.2022 по 24.05.2022).

Нормативный расход топлива отображают для того, чтобы обосновать расходы на ГСМ и отнести их к затратам, уменьшающим налоговую базу при расчете налога на прибыль. Дополнительно можно внести данные о перерасходе или экономии топлива, и обозначить объем и стоимость заправок во время рейса.

В шапке путевого листа обязательно обозначается дата его действия. Если ПЛ оформляется на несколько дней, проставляются даты начала и окончания срока его использования. Обычно пишут так: «Путевой лист грузового автомобиля № … от …» или «Путевой лист грузового автомобиля № … (действителен) с … по …».

  • время выезда и возвращения транспортного средства и соответствующие показания одометра;
  • факт прохождения предрейсового или предсменного контроля технического состояния ТС;
  • дата и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя.

Путевой лист — это документ, с помощью которого организации и ИП контролируют работу водителей. Еще одно его назначение — подтверждение расходов на ГСМ для целей налогового учета. Какие обязательные реквизиты должен содержать путевой лист? Как правильно вносить в него записи? Для чего желательно указать в путевом листе время и длительность стоянок, маршрут движения и иные дополнительные сведения? На эти и другие вопросы отвечают эксперты программы «Путевые листы и ГСМ» компании СКБ Контур.

Интерес к путевым листам могут проявлять не только налоговики, но и контролеры из трудовой инспекции. Поэтому, помимо прочего, ПЛ должен подтверждать, что водитель (водители при посменной работе) во время рейса соблюдал предписанные законодательством нормативы труда и отдыха. Для этого в разделе «Маршрут движения» или в отдельном приложении к путевому листу нужно указать время и длительность стоянок. Эти показатели должны соответствовать нормативам по пересменкам и перерывам для приема пищи и отдыха. Такие нормы содержатся в приказе Минтранса от 20.08.04 № 15 (см. « Перевозчики должны пересмотреть режим труда и отдыха своих водителей »). Соответствующие положения надо закрепить в коллективном договоре или соглашении, оформленном по правилам Трудового кодекса.

  • сначала данные о техническом состоянии автомобиля на момент выезда: показания одометра, удостоверяющие исправность машины подписи механика и водителя, марка и код используемого горючего;
  • затем после возвращения подробно расписывается расход горючего (сюда вносит данные заправщик или техник по ГСМ): сколько было выдано по заправочному листу (в литрах), сколько было в баке при выезде из гаража и при приезде обратно, расход (нормированный и фактический), а также сведения об экономии или перерасходе;
  • затем вписываются цифры одометра, и механик удостоверяет все это опять же своей подписью.

Здесь нужно отметить вид сообщения и вид перевозки. Эта информация представлена в ст. 4 и 5 ФЗ от 8 ноября 2007 года № 259-ФЗ, однако Минтранс прокомментировал ее в своем письме от 3 марта 2022 года № ДЗ-468-ПГ и отметил, что в графе «Вид перевозки» организация должна написать один из ниже представленных видов:

  1. Серия и номер листа.
  2. Дата составления документа.
  3. Сведения о собственнике ТС. Для ЮЛ указывают: название, организационно-правовую форму, адрес, номер телефона, ОГРН. Для ИП — ФИО, почтовый адрес, номер телефона, ОГРНИП.
  4. Название организации, составившей документ, и ее адрес.
  5. Код по ОКПО.
  6. Данные о сроке действия путевого листа: число, месяц, год. Это период, в течение которого можно эксплуатировать ТС по данному путевому листу. Можно выдать лист и на несколько дней (при долгом маршруте) — тогда отмечают даты начала и конца периода эксплуатации.
  7. Сведения о перевозке. Этот реквизит введен с 2022 года. Об особенностях его заполнения, рассказываем ниже.
  8. Марка машины (если автомобиль иностранного производства, модель можно вписывать в русской транскрипции) и другая информация о ней (номера и т.д).
  9. Отметка о предрейсовом контроле техсостояния автомобиля. Реквизит также введен с 2022 года.
  10. Данные о водителе: его ФИО, табельный номер, номер водительского удостоверения, класс вождения. Сведения о лицензионной карточке необходимо вносить, если водитель работает с использованием лицензии. Сюда же входит информация о медицинском осмотре — предрейсовом и послерейсовом.
Вам может понравиться =>  Могут ли приставы блокировать карту мужа

Бланк заполняется ответственным лицом перед тем, как автомобиль выедет из гаража. В лист ставят свои подписи: механик, который осуществляет контроль за техническим состоянием транспортного средства, медицинский работник, который удостоверяет физическое состояние водителя, сам водитель и ответственный работник.

При заполнении путевого листа следует избегать помарок и ошибок. Если какая-либо оплошность все же произошла, лучше заполнить новый бланк, но если это невозможно, исправлять неправильные данные нужно очень аккуратно. Можно либо замазать их с помощью корректора, либо зачеркнуть и сверху написать верную информацию (сделав рядом отметку «исправленному верить»). Все правки обязательно следует удостоверять подписью лица, их внесшего.

Какой срок действия путевого листа

Составлять документ нужно на каждое транспортное средство, которое занято в перевозке грузов, багажа или пассажиров (п. 9 приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152). Причем это правило распространяется не только на автотранспортные предприятия – профессиональных перевозчиков, но и на обычные организации, использующие автотранспорт для собственных нужд. Главный критерий – наличие пассажиров или груза.

В 2022 году года действуют важные правила составления путевых листов. Если до 2022 года этот документ можно было оформлять на несколько поездок в разные рабочие дни или смены, то с 2022 года это законодательно запрещено. Запрет действует с 1 марта 2022 года.

Составлением путевых листов решается ряд задач. Во-первых, представители Минтранса, ГИБДД, Росздравнадзора и Роструда могу проверить отметки о техническом состоянии автомобиля и медосмотре сотрудника, доказывающие, что машина исправна, а водитель прошел медосмотр и может ею управлять.

  1. Выписать новый путевой лист.
  2. Проставить в ранее оформленном путевом листе обязательные реквизиты:
  • показания одометра;
  • даты и время очередных выезда и заезда транспортного средства;
  • даты проведения контроля его технического состояния и медицинских осмотров.

Из этих разъяснений следует, что путевые листы даже на однодневные рейсы можно оформлять на срок, превышающий один день. Главное – проставлять в них показания одометра, сведения о выезде и заезде, отметки о медосмотре и контроле технического состояния перед каждым рейсом и после возвращения из него.

Таким образом, Организация (не являющаяся транспортной) имеет право самостоятельно разработать и утвердить форму путевых листов. При этом в утвержденной форме должны присутствовать реквизиты, предусмотренные Законом N 402-ФЗ и Приказом N 152. Путевые листы не являются бланками строгой отчетности, поэтому Организация может изготовить их самостоятельно. Примерные формы можно посмотреть ниже, в разделе рекомендаций.
Что касается возможности составления путевого листа в целом на месяц, при условии выполнения рейсов каждый день, мнения контролирующих органов и судов по этому поводу всегда носили противоречивый и изменчивый характер.

Для остальных (не транспортных) организаций с 01.01.2013 формы первичных учетных документов определяются руководителем экономического субъекта, а разрабатываются — лицом, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее — Закон N 402-ФЗ).

Типовые межотраслевые формы путевых листов, утвержденные постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78, в обязательном порядке применяются для учета работ в автомобильном транспорте, то есть специализированными автотранспортными предприятиями (письма Минфина России от 07.04.2006 N 03-03-04/1/327, от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129). Эти формы кардинально не изменялись. При этом порядок оформления путевых листов (обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов утверждены приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152, далее — Приказ N 152, а также Порядок) с 26.02.2022 был дополнен п. 16.1 о проставлении в путевом листе даты и времени проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства (приказ Минтранса России от 18.01.2022 N 17). Кроме того, небольшие технические дополнения оформления путевых листов в Приказ N 152 были внесены с 15.12.2022 приказом Минтранса России от 07.11.2022 N 476.

На информационном портале Роструда «Онлайнинспекция.РФ» в январе, апреле 2022 г. доводилась информация, что консультирование граждан по вопросам заполнения путевых листов не входит в компетенцию Роструда, по данному вопросу следует обратиться в Минтранс России. Аналогичное мнение высказывал и Минфин России (письмо от 09.02.2022 N 03-03-06/1/7855).

Приказом Минтранса России от 21.12.2022 N 467 (далее — Приказ N 467) в Приказ N 152 были внесены изменения, вступившие в силу с 01.03.2022. В частности, исключено ограничение срока, на который оформляется путевой лист. По новым правилам путевой лист должен быть составлен:

Если организация не является перевозчиком, то она может выписывать путевые листы сроком от 1 до 30 дней. Это прописано в письме Минфина № 03-03-07/51 от 30.11.12. Если компания занимается перевозками профессионально, то выдаваться водителю путевые листы должны ежедневно, это прописано в постановлении Госкомстата России № 78.

В то же время имеется решение Ленинградского областного суда от 09.04.2013 N 7-161/2013, в котором указано, что если автомобиль используется работником организации для передвижения, а организация не осуществляет деятельность по перевозке грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом, то наличие у водителя транспортного средства путевого листа не является обязательным.

Бланк, который будете применять, закрепите в учётной политике. Перед этим проверьте, чтобы путевой лист соответствовал всем требованиям к первичным документам (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ), а не только к обязательным реквизитам листа. Если у вас уже есть утверждённая форма путевого листа, не забудьте доработать её под новые требования 2022 года.

Непосредственно перед выездом в путевом листе надо указать показания счетчика (только целые числа) и время их снятия. Далее следует вписать данные о том, какое горючее выдано, в каком количестве (если выдача топлива предусмотрена). Все данные подтверждаются подписью самого работника.

Составлением путевых листов решается ряд задач. Во-первых, представители Минтранса, ГИБДД, Росздравнадзора и Роструда могу проверить отметки о техническом состоянии автомобиля и медосмотре сотрудника, доказывающие, что машина исправна, а водитель прошел медосмотр и может ею управлять.

  • до начала выполнения рейса, если длительность рейса водителя транспортного средства превышает продолжительность смены (рабочего дня);
  • до начала первого рейса, если в течение смены (рабочего дня) водитель транспортного средства совершает один или несколько рейсов.

Следовательно:

Предрейсовый контроль технического состояния транспортных средств проводится до начала рейса, если в течение одной смены (рабочего дня) выполняется только один рейс или длительность рейса превышает продолжительность смены (рабочего дня) водителя транспортного средства.

При этом, напомним, что Верховный Суд Российской Федерации в Определении от 09.03.2022 № 309-КГ17-1326 еще раз указал: если лицо осуществляет деятельность, связанную с эксплуатацией транспортных средств и осуществляет перевозку работников и грузов для собственных нужд, оно обязано соблюдать требования, установленные статьей 20 Закона № 196-ФЗ.

  • наименование и номер путевого листа — указывается тип транспортного средства (путевой лист легкового автомобиля, например), номер указывает в заголовочной части в хронологическом порядке;
  • сведения о сроке действия путевого листа — дата (число, месяц, год), на которую путевой лист может быть использован, в случае оформления более чем на 1 день — даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован;
  • сведения о собственнике/владельце транспортного средства — организационно-правовая форма, наименование, местонахождение, номер телефона, ОГРН;
  • сведения о транспортном средстве:
  • тип транспортного средства (легковой автомобиль, грузовой автомобиль, автобус, троллейбус, трамвай) и модель транспортного средства и прицепа,
  • государственный регистрационный знак транспортного средства и прицепа,
  • показания одометра (полные километры пробега) при выезде транспортного средства с парковки (парковочного места), предназначенной для стоянки данного ТС по возвращении из рейса и окончании смены (рабочего дня) водителя ТС,
  • дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с парковки и его заезда на парковку. С 1 марта 2022 года можно не заверять штампами показания одометра, достаточно подписи ответственных лиц,
  • дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства. Проводить техконтроль должен контролер, соответствующий Профессиональным и квалификационным требованиям к работникам юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, осуществляющих перевозки автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом. Однако, не обязательно иметь в штате такого контролера. Указанную функцию можно возложить либо на стороннюю организацию, либо на водителя в порядке совмещения;
  • сведения и водителе:
  • фамилия, имя, отчество водителя,
  • дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинских осмотров водителя.

Собственники (владельцы) транспортных средств обязаны регистрировать оформленные путевые листы в журнале регистрации путевых листов. Организация может разработать форму данного журнала самостоятельно либо воспользоваться типовой межотраслевой формой 8 «Журнал учета движения путевых листов», утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78.

Дата и время проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства проставляются контролером технического состояния автотранспортных средств или контролером технического состояния транспортных средств городского наземного электрического транспорта, проводившим соответствующий контроль, и заверяются его подписью с указанием фамилии и инициалов (пункт 16.1 Приказа № 152).

На практике может использоваться довольно широкий спектр путевых листов — все зависит от типа транспортного средства, способа его задействования, а также специфики деятельности организации. Основной источник права, в котором утверждены бланки путевых листов для различных видов автомобильной техники, а также типов предприятий — постановление Госкомстата от 28.11.1997 № 78. Однако применение этого документа не является обязательным, и владелец транспорта вправе сам разработать свой бланк путевого листа или, взяв за основу подходящую унифицированную форму, дополнить ее нужными реквизитами.

В ходе слушаний ИП предъявил суду в качестве доказательства пользования автомобилем для целей бизнеса копии путевых листов. Однако судьи посчитали, что данные источники не соответствуют требованиям приказа Минтранса, поскольку в них не было указано некоторых важных, по мнению суда, реквизитов. Кроме того, в ходе слушаний было установлено, что в акте приема-передачи автомобиля была ошибка в указании наименования ООО, которое продало ИП транспортное средство.

Сумма, фигурировавшая в иске, весьма приличная — 700 000 руб. Но у налогоплательщика не получилось ее отсудить. В ходе слушаний в рамках первой инстанции судьи подтвердили правоту налоговиков. Апелляция дала шанс истцу, установив, что путь следования машины, а также пункт назначения груза не должны фиксироваться в таком документе, как путевой лист, организациями, которые не являются по основному профилю деятельности транспортными. К тому же, как посчитала апелляционная инстанция, путевой лист не должен рассматриваться как единственный источник, способный подтвердить задействование автомобиля в коммерческой деятельности налогоплательщика.

Наши специалисты на основе унифицированных бланков также подготовили для вас образцы заполнения путевых листов в формате Word и excel. Наиболее часто используемые бланки путевых листов и образцы их заполнения вы можете скачать в таких статьях, как:

  • путевой лист оформляют строго на смену или на рейс, в зависимости от того, что длительнее. Составлять путевые листы на месяц нельзя (п. 9);
  • в наименовании документа должен быть зафиксирован тип машины, в заголовке — номер путевого листа (в соответствии с нумерацией, установленной в фирме);
  • в документе, помимо основных реквизитов отправителя: названия, адреса и телефона – должен указываться ОГРН;

Бланк заполняется ответственным лицом перед тем, как автомобиль выедет из гаража. В лист ставят свои подписи: механик, который осуществляет контроль за техническим состоянием транспортного средства, медицинский работник, который удостоверяет физическое состояние водителя, сам водитель и ответственный работник.

  • сначала данные о техническом состоянии автомобиля на момент выезда: показания одометра, удостоверяющие исправность машины подписи механика и водителя, марка и код используемого горючего;
  • затем после возвращения подробно расписывается расход горючего (сюда вносит данные заправщик или техник по ГСМ): сколько было выдано по заправочному листу (в литрах), сколько было в баке при выезде из гаража и при приезде обратно, расход (нормированный и фактический), а также сведения об экономии или перерасходе;
  • затем вписываются цифры одометра, и механик удостоверяет все это опять же своей подписью.

С введением новых реквизитов в 2022 году компаниям придется дополнять существующие формы, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 28 ноября 1997 года № 78, или разрабатывать собственные. Бланки, которые организация будет использовать, нужно закрепить в учетной политике.

  1. Серия и номер листа.
  2. Дата составления документа.
  3. Сведения о собственнике ТС. Для ЮЛ указывают: название, организационно-правовую форму, адрес, номер телефона, ОГРН. Для ИП — ФИО, почтовый адрес, номер телефона, ОГРНИП.
  4. Название организации, составившей документ, и ее адрес.
  5. Код по ОКПО.
  6. Данные о сроке действия путевого листа: число, месяц, год. Это период, в течение которого можно эксплуатировать ТС по данному путевому листу. Можно выдать лист и на несколько дней (при долгом маршруте) — тогда отмечают даты начала и конца периода эксплуатации.
  7. Сведения о перевозке. Этот реквизит введен с 2022 года. Об особенностях его заполнения, рассказываем ниже.
  8. Марка машины (если автомобиль иностранного производства, модель можно вписывать в русской транскрипции) и другая информация о ней (номера и т.д).
  9. Отметка о предрейсовом контроле техсостояния автомобиля. Реквизит также введен с 2022 года.
  10. Данные о водителе: его ФИО, табельный номер, номер водительского удостоверения, класс вождения. Сведения о лицензионной карточке необходимо вносить, если водитель работает с использованием лицензии. Сюда же входит информация о медицинском осмотре — предрейсовом и послерейсовом.

Здесь нужно отметить вид сообщения и вид перевозки. Эта информация представлена в ст. 4 и 5 ФЗ от 8 ноября 2007 года № 259-ФЗ, однако Минтранс прокомментировал ее в своем письме от 3 марта 2022 года № ДЗ-468-ПГ и отметил, что в графе «Вид перевозки» организация должна написать один из ниже представленных видов:

1С: Путевые листы: как правильно оформлять и заполнять документ в программе, автоматизация и ведение документации

Дальше есть два варианта, мы можем просто поставить активацию всех имеющихся возможностей одной кнопкой. И тогда искомая функция тоже станет доступной. Либо вручную поставить соответствующую галочку у нужного поля. Обработка документов путевых листов в 1С будет возможна только при наличии этой галочки, в базовых настройках они отключены по умолчанию.

Если в вашей организации есть транспортные средства в собственности юридического лица, или даже принадлежащие частным собственникам, но используемые в рабочей деятельности, то вам необходимо знать, как делать путевые листы в 1С. Этот функционал в значительной мере расширяет возможности учета и расчета, а также позволяет в принципе автоматизировать процедуру. Сокращается влияние человека на процесс, он практически в нем не участвует, что экономит время сотрудников, а также избавляет от досадных ошибок.

  • Возможность внедрения собственной формулы по расчету ГСМ, использование встроенных стандартных от Министерства транспорта.
  • Параллельный учет топливного расхода разного типа. С выдачей в виде общего массива или отдельных статей затрат.
  • Экспорт составленных ранее проводок в другие версии конфигурации.
  • Наличие варианта внесения правок на уже учтенные элементы и дальнейший перерасчет в автоматическом режиме.
  • Мануал, где в 1С найти путевые листы, как провести процедуру.
  • Настройки массовой печати сразу огромной партии документации.
  • Автоматизация при занесении информации по спидометру или топливу. Также автоматически можно внести сведения по пробегу. Причем как на основании сохраненной информации на сервисе, так и посредством онлайн-хранилища.
  • Полный учет ГСМ. Причем фиксируются траты по нескольким параметрам: по количеству заправок, времени, пройденному пути. Администратор сам выбирает, в какой форме вести расчет.
  • Контроль всего расхода денег для транспортного средства. Сюда входит обязательное страхование или, по желанию, Каско. А также замена комплектующих и расходных материалов (как масло). Также сюда относятся расходы на проведение обязательного технического осмотра.
  • Установка графика по замене. Точнее, выставляется норма для различных периодов, сезонов, климатических и технических условий.
  • Как в 1С оформить путевые листы, стоит знать и для оплаты труда водителя транспортного средства.
  • Также есть и различные формы печати, сквозные и двусторонние, выставление корректной нумерации.

Чтобы возможность в принципе была доступна, на новой конфигурации ее необходимо предварительно включить. Для этого нам нужно перейти в раздел «настроек» на «главной» и выбрать подраздел – «функциональность». В нем есть несколько различных модулей, которые могут быть интегрированы в конфигурацию. В том числе и нужный нам.

Путёвка в рейс

Необходимость предъявления путевого листа в «установленных случаях» прописана в пункте 2.1.1 ПДД. Большинство инспекторов ДПС знать не знают, что это за установленные случаи, и требуют путевой лист от всех водителей, управляющих «казенными» автомобилями. И если «путевки» нет, тотребуют штраф.

Прежде всего, единой стандартной формы оформления путевых листов не существует. В принципе, каждая организация может сделать свой вариант «путевки». Однако в приказе Минтранса РФ «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов» перечислены сведения, которые в любом случае должны в них быть. В частности, это наименование и номер документа (путевого листа), срок его действия, данные о собственнике транспортного средства, информация о самом транспортном средстве и, конечно, о водителе.

Это незаконно. Рассмотрим тот самый «установленный случай». Статьей 6 Федерального закона («Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта») установлен запрет на перевозку пассажиров и багажа, грузов автобусами, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа.

Стоит обратить внимание на срок действия путевого листа. До 1 марта 2022 года его можно было оформлять сразу на месяц. Теперь с этим сложнее. Дело в том, что в требованиях Минтранса РФ указано, что «путевка» выдается на один день, если продолжительность рейса укладывается в этот самый день или за день выполняется несколько рейсов. И только если длительность рейса превышает сутки, путевой лист оформляется перед началом рейса и закрывается по его окончании. Например, водитель грузовика собирается доставить груз из Москвы во Владивосток и приехать обратно. Несмотря на то что в дороге он проведет, допустим, три недели, «путевка» будет одна.

При этом необходимо учесть, что пассажиром становится любой пользователь общественного транспорта или коммерческого рейса. А багажом – вещи пассажира. С грузом тоже все ясно, это специальный материальный объект, принятый для перевозки из одного пункта в другой.

Путевой лист

  • названия и номера;
  • даты выдачи;
  • срока действия;
  • данных о водителе автомобиля и о конкретном транспортном средстве;
  • данных о владельце ТС;
  • информации о прохождении техосмотра перед рейсом;
  • подписи диспетчера, оформившего документ, и руководителя организации. Печать должна ставиться организациями, использующими ее по своему уставу.
  • название, номер и срок действия документа;
  • данные о владельце машины, ее модель и тип транспортного средства (ТС);
  • государственный регистрационный знак ТС;
  • показатели одометра при выезде и после возвращения автомобиля на предприятие;
  • день и время выезда машины с предприятия и время ее возврата;
  • указание данных ответственного сотрудника и его подпись;
  • время и дата осмотра водителя медицинским работником перед отправкой в рейс и после прибытия;
  • печать и данные врача, а также его подпись;
  • отметка о состоянии машины перед выездом ее с предприятия;
  • подпись лица, ответственного за техническое состояние автомобиля.

Порядок их применения и заполнения определен вышеуказанным постановлением, согласно которому форма №6 используется в качестве первичного документа по ведению учета работы автобуса и служит основанием для начисления зарплаты водителю. Она используется для учета работы ТС, которые ходят по городским и пригородным маршрутам.

  • дату и код для начисления компенсации в бухгалтерии;
  • модель автомобиля, прицепа, гаражного номера, а также количество водителей, работающих в компании, их личных данных;
  • количество рейсов, протяженность маршрута;
  • расход топлива и горюче-смазочных материалов (при наличии остатка в машине указывается его количество);
  • отметка о состоянии здоровья водителя, сделанная лицом, допускающим водителя к работе;
  • показания спидометра машины;
  • время выезда из гаража и прибытия на место оказания услуг по перевозке пассажиров или грузов, а также адрес этого места;
  • описание объекта перевозки.

В документ могут дополнительно вносить любые сведения, например, данные, использование которых связано с формированием компанией внутренней статистики, осуществлением расчетов за работу автопогрузчика в случае использования его не только для выполнения работ, проводимых компанией, данные, касающиеся использования большего количества оборудования, которое потребовалось дополнительно.

Расход топлива нормируется. В частности, при налогообложении прибыли в затраты включают стоимость топлива, израсходованного в пределах норм (подп. 1.2-1 ст. 171 НК). Поэтому для контроля расхода топлива наряду с его фактическим расходом целесообразно указывать сведения о расходе топлива по норме, экономии либо перерасходе.

1. Автомобильные перевозки (как для собственных нужд, так и по договору автомобильной перевозки) в настоящее время осуществляются без оформления такого транспортного документа, как путевой лист (абз. 2 подп. 4.5 п. 4 Декрета N 7; абз. 2 ст. 2, ч. 1 ст. 35, абз. 2 ч. 1 ст. 40 Закона N 278-З). Но для правильного списания израсходованного транспортным средством топлива и учета стоимости этого топлива при налогообложении организации следует документально подтвердить работу автомобиля.

Для правильного отражения расхода топлива организациям нужен документ, содержащий сведения о работе автомобиля. Например, путевой лист. Приведем возможную форму путевого листа, в который организация вносит необходимые ей сведения об эксплуатации легкового автомобиля, используемого для поездок административно-управленческого персонала.

Организация обязана осуществлять контроль за соответствием технического состояния и конструкции принадлежащего ей автомобиля установленным требованиям. Транспортные средства, техническое состояние которых не соответствует установленным требованиям, не допускаются к участию в дорожном движении (абз. 2 ч. 1 ст. 34 Закона N 313-З, п. 208 ПДД). Требование о документальном оформлении результатов контроля технического состояния автомобиля указанные НПА не предъявляют. Однако такие результаты целесообразно зафиксировать. В рассматриваемой ситуации организация предусмотрела соответствующую отметку в документе, служащем для учета работы автомобиля;

— корректировки данной нормы при определенных условиях эксплуатации. В частности, при поездках по г. Минску норма повышается на 15%, при отрицательной температуре воздуха на момент выпуска автомобиля на линию норма расхода топлива повышается на 5%. При одновременном применении повышений они суммируются.

Отметки ввели, чтобы привести в соответствие порядок заполнения путевых листов порядку проведения предсменных, предрейсовых и послесменных, послерейсовых медицинских осмотров, утвержденному Приказом Минздрава РФ от 15.12.2022 № 835н. В каком виде должна быть проставлена эта отметка в приказе не обозначено, вероятнее всего, медики, как и раньше, будут использовать соответствующие штампы.

  • Вид сообщения — городской, пригородный, междугородный, международный. Поле заполняется при перевозке грузов и пассажиров и багажа.
  • Вид перевозки — регулярная, по заказу, перевозка легковым такси. Заполняется только в случае перевозки пассажиров и багажа.
  • ФИО водителя;
  • дату и время проведения предрейсового медицинского осмотра. Мед работник ставит подпись, расшифровку и отметку о допуске водителя к исполнению обязанностей;
  • дату и время проведения послерейсового медосмотра, если водитель перевозит пассажиров или опасные грузы. Также подпись, расшифровку медработника и отметку о прохождении послерейсового медосмотра.
  • ФИО предпринимателя;
  • почтовый адрес, телефон;
  • ОГРНИП.
  1. В разделе сведения о транспортном средстве нужно указать:
  • Тип, марку (до 2022 года не требовалось), модель автомобиля и прицепа/полуприцепа (при наличии).
  • Госномер транспортного средства и прицепа/полуприцепа (при наличии).
  • Показания одометра перед выездом со стоянки и после возврата на нее с подписью уполномоченного сотрудника или индивидуального предпринимателя, если автомобилем управляет он сам.
  • Дату и время в часах и минутах предрейсового или предсменного технического осмотра ТС за подписью контролера с отметкой о разрешении выпуска на линию.
  • Дату и время выпуска на линию и возврата ТС.
  1. ГИБДД и Транснадзор контролируют ведение путевых листов для обеспечения безопасности дорожного движения.
  2. Налоговая инспекция запрашивает путевые листы при проверке правильности учета расходов на ГСМ, а также при выездных и камеральных проверках.
  3. Трудовая инспекция может проверить путевые листы на соблюдение норм времени труда и отдыха сотрудников.

Правила оформления и ведения путевых листов

Путевой лист — это учетный документ для служебного транспорта. Если владелец машины — организация, он подтверждает право управления. Если автомобиль частный, но используется в рабочих целях, — помогает рассчитать затраты. Проверяют путевки многие службы: и ФНС, и ГИБДД, и трудовая инспекция.

Путевые листы необходимы организациям для контроля за движением автотранспорта, расчета заработной платы водителям, фиксирования расхода ГСМ, начисления амортизации на автомобиль, учета общих затрат на транспорт. Кроме того, если водителя на служебном транспорте остановит для проверки документов инспектор ГИБДД, этот документ подтверждает:

У многих возникают вопросы, какие данные записывать в раздел «Задание водителю». Если речь идет о легковом автомобиле, то в выписанном на него путевом листе пишут, в чье распоряжение передается ТС. В бланках для грузовиков разрешено написать заказчика перевозок, в автобусах — пункт назначения.

Ответственность за корректность оформления документов несет лично руководитель организации и уполномоченные лица, которые отвечают за эксплуатацию ТС. Те из них, кто ставит на бланке подпись, несут ответственность за достоверность данных, которые они заверили. Если при проверке представители ФНС выявят нарушения в заполнении путевого листа, они вправе исключить списанные по нему ГСМ из состава расходов в целях налогообложения прибыли. Тогда организации придется доплатить налог, уплатить штрафы и пени, назначенные проверяющими.

Необходимые предпринимателям формы утверждены более двадцати лет назад постановлением Госкомстата №78 от 28.11.1997. Они актуальны до сих пор, хотя за эти годы в бланки много раз вносились изменения различного характера. В соответствии с приказом Минтранса №476 от 07.11.2022 в путевке указывают дополнительные сведения о собственнике транспортного средства: индивидуальные предприниматели — ОГРИП, а организации — ОГРН.

Автотранспортные хозяйствующие субъекты обязаны оформлять ПЛ только по унифицированной форме и сроком не более чем на один день. А вот для всех остальных компаний и ИП такого правила нет. Они могут самостоятельно разработать форму, которая будет включать все обязательные реквизиты и составлять ПЛ на срок до одного месяца.

Согласно Письму Министерства финансов РФ департамента налоговой политики от 16 марта 2006 года с номером 03-03-04-2-77 один путевой лист на несколько дней может быть оформлен любыми хозяйствующими субъектами, которые самостоятельно разработали форму ПЛ и утвердили ее приказом руководителя. Главное условие для оформления ПЛ сроком более одного дня является то, что организация или индивидуальный предприниматель, оформляющий ПЛ, не должны являться автотранспортным предприятием.

Форму ПЛ можно использовать как унифицированную, так и разработать свой собственный документ. Это могут сделать все предприниматели и компании, осуществляющие перевозку. Для разработки собственного документа нужно соблюсти все обязательные реквизиты ПЛ, которые введены Приказом Министерства транспорта Российской Федерации от 18 сентября 2008 года с номером 152:

  1. Приказ Министерства транспорта Российской Федерации от 18 сентября 2008 года с номером 152, который утверждает все обязательные реквизиты путевого листа (далее по тексту — ПЛ);
  2. Письмо Министерства финансов РФ департамента налоговой политики от 7 апреля 2006 года с номером 03-0-04-1-327, которое подтверждает право использования собственно разработанной формы ПЛ;
  3. Письмо Министерства финансов РФ департамента налоговой политики от 16 марта 2006 года с номером 03-03-04-2-77, которое подтверждает право оформления ПЛ с периодичностью менее раза в день;
  4. Федеральный закон от 8 ноября 2007 года с номером 259, который вводит обязанность ведения путевых листов.
  • Срок хранения ПЛ равен пяти годам;
  • Все ПЛ при их оформлении должны быть вписаны в журнал регистрации ПЛ;
  • Показания одометра, дата и время выезда должны вписываться в ПЛ уполномоченными лицами организации или ИП. Если предприниматель выполняет функции водителя, то эти сведения вписываются им самостоятельно;
  • ПЛ может быть выдан как на один день, так и на более длительный срок но не больше одного месяца.

Особенности применения путевых листов

На наш взгляд, с таким выводом Минфина можно поспорить. Как мы уже отмечали, унифицированные формы путевых листов являются типовыми межотраслевыми формами. Соответствующее указание содержится в правом верхнем углу каждой такой формы. Это значит, что такие документы должны использовать организации всех отраслей народного хозяйства при учёте работы как собственного, так и арендуемого автотранспорта. А разрабатывать собственные формы документов организация может в том случае, если их нет в альбоме унифицированных форм.

Специалисты Росстата подчёркивают, что заполнять раздел “Движение горючего” нужно в полном объёме по всем реквизитам на основании фактических затрат и показателей приборов. Выполнять это требование необходимо для того, чтобы расходы на ГСМ можно было включить в состав расходов как в бухгалтерском, так и в налоговом учёте.

Если организация осуществляет лицензируемые виды перевозок, по строке “лицензионная карточка” делают соответствующую отметку, а также указывают регистрационный номер и серию карточки. Если же автомобиль используется исключительно для управленческих нужд организации, то в этой строке ставится прочерк. На путевом листе должен стоять штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль.

Для легковых автомобилей устанавливается, как правило, базовая норма на 100 км пробега. Особенности эксплуатации машины, связанные с дорожно-транспортными, климатическими и другими факторами, учитываются путём применения к базовым нормам поправочных коэффициентов.

Таким образом, о том, что ГСМ было действительно использовано для определённого автомобиля в производственных целях, можно узнать только из путевого листа. При отсутствии этого документа или его неправильном оформлении включать затраты на горючее в состав расходов в целях налогообложения прибыли неправомерно.

Судебная практика по данному вопросу достаточно противоречива. Некоторые суды солидарны с контролирующими органами и указывают, что отсутствие в путевом листе информации о маршруте следования не позволяет судить об обоснованности расходов на ГСМ (Определение ВАС РФ от 30.08.2013 № ВАС-11880/13, Постановление Арбитражного суда Московского округа от 08.04.2022 № Ф05-3450/2022).

  • показания одометра транспортного средства при его выезде с парковки (парковочного места), предназначенной для стоянки данного транспортного средства по возвращении из рейса и окончании смены (рабочего дня) водителя транспортного средства;
  • дата и время выезда транспортного средства с парковки и его заезда на парковку;
  • дата и время проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства;
  • дату и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя.

Вопрос. Наша компания оформляет путевые листы по формам, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78. Можно ли отметку о проведении предрейсового контроля технического состояния автомобиля проставлять дополнительно в таких путевых листах?

При этом есть и противоположное мнение судов, которые говорят о том, что предрейсовый медосмотр не нужен лицам, работающим в качестве водителя, в служебные обязанности которых не входят обязанности водителя (Апелляционное определение Московского городского суда от 18.09.2022 № 33а-6141/2022).

Ответ. Действительно, в бланках путевых листов, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78, не предусмотрены реквизиты для отметок о проведении предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортных средств. Например, в отношении технического состояния машины в путевом листе легкового автомобиля есть лишь отметка «Автомобиль технически исправен», причем за подписью механика, а не контролера (Типовая межотраслевая форма № 3, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78). Тогда как должны быть дата, время и подпись с указанием фамилии и инициалов контролера, а также текст «контроль технического состояния транспортного средства пройден» (п. 12 Порядка организации и проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортных средств, утвержденного Приказом Минтранса России от 08.08.2022 № 296, п. 16.1 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утвержденных Приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152).

04 Апр 2022              39      
Популярное
Свежие комментарии
    Новости

    © 2024 О законах на чистоту · Копирование материалов сайта без разрешения запрещено

    Adblock
    detector