Делопроизводство с нуля пошаговые инструкции 2022
Содержание
- 1 Кадровое делопроизводство в 2022
- 2 Кадровое делопроизводство с нуля
- 3 Как организовать ведение делопроизводства с нуля
- 4 Кадровое делопроизводство с нуля
- 5 Кадровое делопроизводство – 2022: важные нюансы
- 6 Основы делопроизводства и документооборота для новичков
- 7 GLX Консалт
- 8 Делопроизводство с нуля
- 9 Специалисты по кадровому делопроизводству и ведение делопроизводства
- 10 Кадровое делопроизводство – 2022: важные нюансы
- 11 Делопроизводство С Нуля Пошаговые Инструкции 2022
Разработкой непосредственно форм документов занимается Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии (известное как Госстандарт). Еще одна значимая организация — ВНИИДАД. В ее компетенции — научно-исследовательская работа в области документоведения и архивного дела.
Каждый сотрудник, кто в той или иной степени взаимодействует с документами, обязан изучить основы делопроизводства — это та область знаний, которая им необходима. Хотя основная часть работы в этой сфере возлагается на секретариат, представителям других специальностей тоже полезно разбираться в документальной деятельности организации. Проясним основные моменты.
Кадровое делопроизводство в 2022
Кадровое делопроизводство — это комплекс процедур по документальному оформлению трудовых отношений. Ключевые моменты взаимодействия с персоналом — трудоустройство и увольнение, перевод и направление в командировку, награждение и дисциплинарное наказание — сопровождаются определенными формальностями. Все работодатели, использующие наемный труд, обязаны вести кадровое делопроизводство, особенно в 2022: новые требования несколько упрощают этот процесс для индивидуальных предпринимателей и микропредприятий, но полностью от него не освобождают.
Вести кадровый учет с нуля может как один специалист по кадрам, так и кадровая служба. Все зависит от масштаба компании и сложности ее структуры. Чем больше штат, тем солиднее поток документов, с которым приходится иметь дело кадровику, тем сложнее ему справляться в одиночку. Кадровую службу приходится расширять. А в небольших организациях, где работает в общей сложности 10–20 человек, все вопросы, связанные с персоналом, может единолично решать руководитель. В идеале для этого нужна соответствующая квалификация, но при малом объеме работы даже освоенное с нуля кадровое делопроизводство для чайников позволяет нормально с ней справляться.
Перечень необходимой документации нужно согласовывать с руководством. Именно с директором следует обговаривать желаемые условия в правилах внутреннего распорядка, во внутренних нормативных актах. Рассмотрим документы, которые нужно оформлять в обязательном порядке:
- наименование компании, ее юридический и реальный адрес;
- ФИО сотрудника;
- должность, на которую принимается сотрудник;
- срок, на который заключается соглашение;
- тип трудового соглашения (основная работа или совместительство);
- должностные обязанности.
Кадровое делопроизводство с нуля
Важно, чтобы внутренние документы не противоречили друг другу, трудовому законодательству, трудовому договору и реальным условиям труда в организации. Иначе это даст почву для трудовых споров с сотрудниками и станет «слабым» местом при судебных разбирательствах. Поэтому не утверждайте, не изучив, первые попавшиеся образцы из интернета.
Обратите внимание, что у всех кадровых документов разные сроки хранения – от 1 года до 75 лет. Они прописаны в «Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденном Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.
Как организовать ведение делопроизводства с нуля
Если имеется значительное повреждение упаковки или выявлено отсутствие важных документов, то составляют акт в произвольной форме (один экземпляр направляют отправителю, другой прикладывают к полученным документам). Кроме того, можно проставить на документе отметку о получении без приложений, а затем дополнительно запросить недостающие документы у отправителя.
Изначально для регистрации документов использовался обычный бумажный журнал. Затем было предложено регистрировать документы на бумажных регистрационных карточках и на их основе создавать картотеку по различным категориям (не только по порядку номеров и виду документов – дополнительно один и тот же документ можно систематизировать в зависимости от исполнителя, автора, содержания документа и др.).
Кадровое делопроизводство с нуля
Почему штатное расписание является одним из первых документов, напрямую связанных с трудовой функцией кадровика? Штатное расписание — это документ организационно-распорядительного характера, который по сути отвечает на вопрос, потребность в каких трудовых функциях испытывает работодатель.
На этом этапе также проверьте, что в организации приобретены и учтены в приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее бланки трудовых книжек и вкладыши в нее. Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее (п. 44 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках», далее — Постановление № 225).
Кадровое делопроизводство – 2022: важные нюансы
В случае подачи заявления о ведении работодателем сведений о трудовой деятельности в электронном виде в период, когда работник находится на удаленке, Роструд рекомендует выдавать трудовую книжку в порядке, аналогичном предусмотренному для ситуаций невозможности выдачи трудовой книжки увольняемому работнику в день увольнения (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ). Работодателю следует направить работнику уведомление о необходимости дать согласие на отправление трудовой книжки по почте или каким-либо иным образом получить ее (указанная статья предполагает явку к работодателю, но в условиях пандемии нужно минимизировать посещение офисов сотрудниками, переведенными на удаленный режим работы, именно поэтому в первую очередь стоит рассматривать вариант направления трудовой книжки заказным письмом).
31 октября истекает срок, в течение которого работодатели обязаны уведомить каждого из своих работников об изменениях в трудовом законодательстве, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде, и об их праве выбора между продолжением ведения трудовой книжки и предоставлением им сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса (п. 2 Постановления Правительства РФ от 19 июня 2022 г. № 887). Своевременность уведомления работников может проверяться при проведении проверок работодателей инспекциями труда, поэтому Роструд советует обязательно фиксировать дату направления уведомлений и факт получения их каждым работником. Кроме того, если уведомления направляются, помимо письменного, в каком-то ином формате, например посредством электронной почты, следует обязательно закрепить такую возможность в соответствующем локальном нормативном акте организации. Уведомлять принятых на работу после 31 октября текущего года сотрудников об указанных изменениях в законодательстве и праве выбора формата ведения сведений об их трудовой деятельности работодатель не обязан, но может по своей инициативе выяснить, знают ли они об этих изменениях, и при необходимости уведомить их, и заместитель руководителя Роструда советует это делать. Также рекомендуется направлять соответствующие уведомления внешним совместителям, которые вправе подать заявление о формировании работодателем сведений об их деятельности в электронном виде и запрашивать в дальнейшем эти сведения.
Основы делопроизводства и документооборота для новичков
Составляется номенклатура с целью удобного архивирования бумаг, а также для приведения дел в систему. Она помогает изложить основы делопроизводства кратко, отражает основные виды деловых бумаг, учитывая особенности предприятия. Обычно она составляется в виде таблицы – наименование дела, код (номер), место в архиве, срок хранения. Дела лучше сгруппировать по видам, отделам их издания.
Обязанность вести делопроизводство обычно возлагается на секретаря. Должность эта не требует наличия специального образования, и часто на нее принимают соискателей с минимальным опытом работы. Но ведение документооборота – дело ответственное и важное, от его точности и правильности во многом зависит успешная работа предприятия.
GLX Консалт
На некоторых предприятиях устанавливают единую систему документирования и организации работы с документами, обязательную для всех сотрудников компании. Целью делопроизводства в компании является учет и хранение документов, своевременность их доведения до исполнителей, систематизация документов и получение информации о них.
Для этого готовят инструкцию которая определяет основные правила подготовки, оформления, контроля исполнения и организации работы с документами в компании.
Юридическая сила любого документа складывается из нескольких элементов. С начала 70-х годов (20 века) в СССР начал действовать государственный стандарт, который установил требования к оформлению документов. Стандарт не распространяется на деятельность негосударственных организаций, но к его положению стоит приглядеться, так как он достаточно чётко отразил опыт ведения документооборота и практику работы с документами в учреждениях и организациях.
Делопроизводство с нуля
Делопроизводство – это сложноорганизованная система, поэтому для эффективной организации работы недостаточно раскладывать документы по папкам и хранить их в шкафах или в столах. Документы нужно систематизировать, регистрировать, контролировать их исполнение, определять сроки их хранения, формировать в дела, сдавать на хранение в архив или уничтожать после того, как они утратили ценность и истек установленный нормативными актами срок их хранения. И все это нужно делать, руководствуясь определенными принципами, по определенным правилам, чтобы в любой момент времени можно было найти необходимый документ и чтобы этот документ мог быть использован как правовое основание для принятия управленческих решений, как доказательство в суде или с иной целью.
Под системой делопроизводства мы понимаем совокупность организационных, информационных, технических, технологических мер, обеспечивающих документирование деятельности организации (создание документов), получение или отправку документов, их обработку, хранение и использование.
- организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел;
- организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к передаче в архив организации;
- организация и проведение отбора, подготовка документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.
Историческая справка к описи. Историческая справка содержит сведения по истории фондообразователя и его архивного фонда, а также краткую характеристику состава и содержания его документов и системы научно-справочного аппарата к его документам.
Специалисты по кадровому делопроизводству и ведение делопроизводства
Органы контроля (трудовые инспекции, прокуратура) внимательно отслеживают нарушения кадрового делопроизводства. В случае их обнаружения ответственность может наступить как для компании в целом, так и для отдельных её сотрудников (директора, главного бухгалтера или иных представителей руководящего звена).
Директору компании могут запретить вести профессиональную деятельность в течение трех лет. Если же учитывать обязанность любой фирмы проводить мероприятия, обеспечивающие безопасность труда ( к ним относится ведение кадрового документооборота по охране труда работников), то ответственность руководящего звена может быть вплоть до уголовной. Как правило, такие последствия наступают в случае причинения работникам тяжёлых производственных травм или смерти.
Кадровое делопроизводство – 2022: важные нюансы
В случае подачи заявления о ведении работодателем сведений о трудовой деятельности в электронном виде в период, когда работник находится на удаленке, Роструд рекомендует выдавать трудовую книжку в порядке, аналогичном предусмотренному для ситуаций невозможности выдачи трудовой книжки увольняемому работнику в день увольнения (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ). Работодателю следует направить работнику уведомление о необходимости дать согласие на отправление трудовой книжки по почте или каким-либо иным образом получить ее (указанная статья предполагает явку к работодателю, но в условиях пандемии нужно минимизировать посещение офисов сотрудниками, переведенными на удаленный режим работы, именно поэтому в первую очередь стоит рассматривать вариант направления трудовой книжки заказным письмом).
Сведения о подаче работником заявления о продолжении ведения трудовой книжки либо о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности, напомним, включаются в отчет по форме СЗВ-ТД, представляемый в ПФР, в котором отражается информация обо всех кадровых изменениях в отношении каждого работника (Постановление Правления Пенсионного фонда России от 25 декабря 2022 г. № 730п «Об утверждении формы и формата сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица, а также порядка заполнения форм указанных сведений»). И хотя крайний срок направления этого отчета по общему правилу – не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором подано заявление или проведено кадровое мероприятие (за исключением приема на работу или увольнения – в таком случае отчет подается не позднее следующего за днем издания соответствующего приказа дня; п. 2.5 ст. 11 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ, п. 1 Постановления Правительства РФ от 26 апреля 2022 г. № 590), Роструд рекомендует с этим не тянуть и подавать отчет по возможности оперативно: как только будут проведены последние в отчетном периоде кадровые мероприятия. В противном случае при наличии в отчете ошибок можно не успеть подать в срок его исправленную версию. С 1 января следующего года, напомним, непредставление в ПФР сведений о трудовой деятельности в установленный срок, а также направление их в неполном объеме или искаженном виде будет влечь за собой административную ответственность (ч. 2 ст. 15.33.2 КоАП). В настоящее время, как сообщил Иван Шкловец, решается, какой орган будет составлять акты о таких нарушениях: ПФР или инспекция труда.
Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска «Текст выступления прилагается». Постановление (решение) – в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.
Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагается на секретаря коллегиального органа или службу ДОУ и сотрудников подразделений, готовивших вопросы к обсуждению. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее чем через 3 дня со дня заседания. Проекты соответствующих пунктов протокола визируются подразделением, ответственным за подготовку.
Делопроизводство С Нуля Пошаговые Инструкции 2022
Запрашивать документы для проверки вправе инспекторы ГИТ, проверяющие из прокуратуры, представители Пенсионного фонда…О том, что чаще всего проверяет Роспотребнадзор в 2022 году, читайте в нашем материале. Отсутствие даже одного обязательного документа порождает серьезные проблемы. Отвечать за это может как работодатель, так и должностное лицо, в обязанности которого входит кадровый учет в организации: документы кадрового учета всегда должны быть в порядке, этим определяется качество работы с персоналом. Убедитесь, что в компании есть все обязательные документы, предусмотренные трудовым законодательством.
Это значит, что за их отсутствие работодателя не оштрафуют, но эффективность работы с персоналом может пострадать. Данная категория представлена коллективным договором, положениями об аттестации и профессиональной переподготовке сотрудников, правилами работы с архивом, документами индивидуального характера: анкетами, заполненными в процессе трудоустройства, заявлениями работников, распоряжениями о предоставлении материальной помощи и т.д.
03 Авг 2021 vektorurist 158
